Warum Output Management Ihre MPS Strategie sinnvoll ergänzt (Teil 2 von 2)

von  Tobias Habermann

managed-print-services-2Im zweiten Teil unserer Serie, inwiefern Managed Print Services als sinnvolle Ergänzung zum Output Management dienen können, fokussieren wir heute auf die Bereiche „Administration und Monitoring“, „Sicherheit im Druckprozess“ und „Mobile Arbeitswelt“. Dabei zeigen wir Ihnen auf, dass diese Komponente deutlich mehr leisten kann, als „nur“ zum Beispiel zur Ansteuerung der Hardware oder zu Monitoringzwecken. (Teil 2 von 2)

Administration und Monitoring

Neue Drucker müssen in die Applikationsebene verteilt werden, damit Ihre Mitarbeiter diese auch verwenden können? Nichts einfacher als das! Im Output Management System werden die Drucker einmalig angelegt und auf Knopfdruck in die gewünschten Applikationen transportiert. Sie sparen sich wertvolle Zeit, da Drucker / Schächte nicht individuell konfiguriert und eingerichtet werden müssen. Dank ständiger Kommunikation sind „Druckerleichen“ Schnee von gestern. Ihre User suchen sich auf Basis des Self-Services den gewünschten Drucker aus und installieren diesen schnell und einfach.

Alle Jobs, Geräte und Kosten sollen im Blick sein? Das zentrale Admin-Cockpit erlaubt Ihnen die volle Transparenz über alle Jobs und Geräte. ueberwachung2Außerdem werden Störungen sofort sichtbar, bevor diese beim User auflaufen. Ebenfalls können sie exakt nachvollziehen, Wer, Was , Wann, Wie und Wie viel druckt um dadurch strategisch die Infrastruktur zu überwachen und zu optimieren. Die Monitoringlösungen im MPS Konzept beschränken sich häufig auf ein reines Gerätemonitoring. Das lässt sich mit unserem Ansatz um ein Job-Monitoring und ein Prozessmonitoring erweitern. Manchmal reicht es eben nicht aus nur zu wissen, ob ein Drucker online ist oder nicht, sondern man muss in der Applikation selbst wissen, ob der letzte Druckauftrag erfolgreich ausgegeben wurde oder sich darauf verlassen können, dass ein Druckauftrag im Fehlerfall automatisch auf ein Ersatzgerät umgeleitet wird.

Sicherheit im Druckprozess

Das Thema Sicherheit im Druckprozess nimmt überall einen immer größeren Stellenwert ein. Was hilft die beste Verschlüsselungstechnologie, wenn die Dokumente nach der Entschlüsselung, frei zugänglich für jedermann am Ausgabeschacht des Druckers vorliegen? Setzten Sie sich dieser Sicherheitslücke nicht aus und bauen Sie auf ein Secure & Pull Printing. Dieses erfolgt über das Output Management System natürlich ebenfalls herstellerunabhängig. Dadurch schaffen Sie eine langfristige und sichere Strategie bei jedem Druckerflottenwechsel. Die Authentifizierung kann dabei über einen PIN, den Mitarbeiterausweis oder über das mobile Endgerät erfolgen. Ebenfalls werden die Druckdatenströme von der Applikation, über das Output Management System bis hin zum Druckerschacht durchgängig verschlüsselt und zwar egal, von welcher Applikation aus Sie die Dienste des Output Managements verwenden.

„Mobile“ Arbeitswelt

Die Arbeitswelt wird mobil bzw. immer mobiler. Immer mehr Mitarbeiter setzen im täglichen Arbeitsalltag mobile Endgeräte ein. Doch rund 70% aller Nutzer können von diesen Endgeräten aus nicht drucken, da Ihr Gerät oder Drucker das nicht unterstützt oder von der IT Infrastruktur keine Lösung freigeschaltet wird. Natürlich gibt es proprietäre Einzellösungen, doch tragen diese nicht zu einer unternehmensweiten Strategie bei. Über ein Output Management System können unternehmensweit alle gängigen Betriebssysteme und Geräte eingebunden (Android, iOS und tablettWindows Phone) und alle Drucker im Unternehmen herstellerneutral angesteuert werden. Dies garantiert eine standardisierte und lange Investitionssicherheit, ohne ein Flickwerk an Einzellösungen zu erzeugen. In Kombination mit dem Secure & Pull Printing können Mitarbeiter über Ihre mobilen Endgeräte Ihre gewünschten Druckaufträge abholen, egal an welchem Unternehmensstandort sie sich gerade befinden.

Auch das Thema Homeoffice spielt zunehmend eine größere Rolle in der Arbeitswelt. Von dort aus muss ebenfalls auf das Drucknetzwerk zugegriffen werden, um wichtige Dokumente zu drucken. Die Einbindung solcher Geräte über bspw. virtualisierte Umgebungen ist mit Hilfe des OMS einfach und vor allem sicher möglich.

Fazit:

Ein Output Management System kann deutlich mehr als nur Dokumente von A nach B schicken. Vielmehr kann es eine langfristige und sinnvolle Ergänzung Ihrer unternehmensweiten und standortübergreifenden Dokumenten- und Informationsprozesse sein. Sie rüsten sich damit für Ihre konventionellen Verteilungsprozesse aus ERP, Windows usw. sondern auch für die Einbindung mobiler Endgeräte, Homeoffice-Arbeitsplätze und elektronische Verteilverfahren. Durch die Hardwareneutralität schaffen Sie sich Unabhängigkeit von Druckerherstellern und Investitionssicherheit, da Ihre Optimierung bereits zwischen der Applikation und dem Output Management System beginnt. Richten Sie Ihren Blick weg von der reinen Druckerflottenoptimierung hin zu Ihren gesamten Geschäftsprozessoptimierung und ergänzen Sie Ihre MPS Strategie nachhaltig durch Output Management. Betrachten und optimieren Sie die Ausgabeprozesse in Ihrem Unternehmen ganzheitlich durch eine MPS Strategie basierend auf einer applikations- und druckerneutralen Output Managementplattform. Kontaktieren Sie mich gerne bei Fragen.

Hier finden Sie den gesamten Text zum Download.

Weitere Informationen finden Sie auch in unserem White Paper zum Thema Corporate Output Management.

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