Warum Output Management Ihre MPS Strategie sinnvoll ergänzt (Teil 1 von 2)

von  Tobias Habermann

managed-print-services-1„Unter Managed Print Services (MPS) versteht man alle Maßnahmen und Produkte (Hardware, Software, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen), die dem Ziel dienen, eine individuelle und optimal koordinierte Druck und Dokumentenverarbeitung zu erreichen.“ (BITKOM, 2012) Mit Bezug auf diese Definition möchte ich in diesem Blogbeitrag im weiteren Sinne auf den Bereich Software im Managed Print Services-Konzept näher eingehen und aufzeigen, das diese Komponente deutlich mehr leisten kann, als „nur“ zum Beispiel die Ansteuerung der Hardware oder Monitoring. (Teil 1 von 2)

Mal ganz ehrlich, das Thema Drucken ist auf dem ersten Blick nicht wirklich „sexy“. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Druckerbeschaffung / -optimierung oft als notwendiges Übel angesehen wird. Die Verantwortlichen sind gezwungen, sich damit auseinanderzusetzten, da die Druckkosten explodieren, Green IT gefördert werden soll oder einfach das Leasing der Druckerflotte das Ende des Lebenszykluses erreicht hat.

Die „horizontale“ Optimierung der Druckerflotte

Möchte eine Institution ein (neues) Managed Print Services-Konzept einführen, folgt diese in der Regel dem Prinzip „Planen – Umsetzen – Kontrollieren – Verbessern“. Dabei nimmt die Analyse der Ist-Situation einen großen Stellenwert ein. Normalerweise wird dabei mit der Analyse der Hardware gestartet: wie viele und welche Geräte befinden sich an welchen Standorten im Einsatz, wie ist das Druckverhalten der User und so weiter. Daran angepasst wird eine auf Basis der definierten Ist-Situation passende Output-Infrastruktur gewählt, die auf ökonomischen Parametern beruht. Abschließend erfolgt die Einrichtung der gewählten Hardware mit korrespondierender Software. Außerdem werden die Service Levels sowie das Management der Verbrauchsmaterialien definiert und ein kontinuierliches Monitoring implementiert, um die definierten Ziele zu überwachen. Dieser Prozess ist absolut zielgerichtet und legitim, um die Druckerflotte zu optimieren und diese mit den notwendigen Dienstleistungen sowie Verbrauchsmaterialien zu managen. Jedoch wird damit nur die „letzte Meile“ beim Thema Drucken optimiert. Ich möchte Ihren Blick von der „horizontalen“ Optimierung der Druckerflotte, hin zu einer „vertikalen“ Optimierung lenken. Nehmen Sie also nun eine ganz andere Betrachtungsperspektive ein!

Die „vertikale“ Optimierung der Druckerflottemultifunktionsdrucker

Diese Perspektive beginnt nicht bei der Druckerflotte, sondern in Ihrer Applikationsebene. Dort beginnt der eigentliche Dokumenten- und Informationsprozess. Die Mitarbeiter möchten aus der genutzten Applikation einfach und sicher in den Verteilungsprozess einsteigen. Dabei fungiert ein zentrales Output Management System (OMS) als Bindeglied zwischen den Applikationen und Ihrer Ausgabeinfrastruktur. Dieses ermöglicht die analoge und elektronische Verteilung der Dokumenten bzw. Informationen. Sie werden sicherlich denken, dass das doch nichts Neues ist. Ich möchte aber gerne den Bogen zu den MPS Konzepten spannen und aufzeigen, wie sinnvoll Output Management Systeme diese ergänzen kann bzw. auf welche typischen Problemstellungen wir ins unseren Projekten stoßen, die mit Output Management Systemen gelöst werden können und so manchem Kunden ein „Aha-Erlebnis“ bescherten.

1. Hardwareneutralität

Ihre User möchten Formulare und Begleitdokumente aus einem SAP System ausgeben. Nach Betätigung des Druckknopfes nimmt das Output Management diese Daten an, bereitet diese hardwareneutral auf und verteilt diese identisch und nachvollziehbar auf einer heterogene Druckinfrastruktur. Sollen diese Dokumente mit weiteren Informationen angereichert werden (Stempel, Barcodes, Deck- und Endblätter…) – kein Problem, das System generiert diese.

Ihre User möchten aus Windows Dokumente analog verteilen und „sehen vor lauter Druckertreibern den Wald nicht mehr“. Im OMS arbeitet ein zertifizierter Windowstreiber, welcher nahezu alle Gerätetypen und Eigenschaften abdeckt. Die Mitarbeiter arbeiten mit nur noch einem Treiber, welcher immer die gleichen vordefinierten Eigenschaften zur Auswahl bietet. Admins beschäftigen sich nie wieder mit Treiberkonflikten und Systeminkompatibilitäten. Mit dem gleichen Prinzip binden sie ebenfalls die gesamte Engineering-Welt (CAD/PLM) in die gewünschten Output Prozesse ein.

drucker_doppeltDadurch schaffen Sie nicht nur sichere, einfache und nachvollziehbare Dokumentenprozesse aus allen Applikationen, sondern machen sich langfristig unabhängig von Druckerherstellern, da Ihr Prozesse bereits zwischen der Applikation und dem Output Management standardisiert werden. Neue Drucker werden „Plug & Play“ angeschlossen. Sie müssen Formulare und Dokumente nicht erneut anfassen und diese für die jeweiligen Drucker einrichten. Für Ihr MPS Konzept bedeutet dies, dass Sie problemlos die Geräte mehrerer Anbieter in Ihre Planungen einbeziehen können und sich für den Dienstleiser mit dem besten Servicekonzept entscheiden können.

 

Lesen Sie im nächsten Beitrag, welchen Nutzen Ihnen Output Management Systeme in den Bereichen „Administration + Monitoring“, „Sicherheit im Druckprozess“ und „Mobile Arbeitswelt“ bringen können!

Hier finden Sie den gesamten Text zum Download.

Weitere Informationen finden Sie auch in unserem White Paper zum Thema Corporate Output Management.

 

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