You have Mail!
Mailverarbeitung mit der DPF

von  Dr. Uwe Wächter

Der Umgang mit Mails gehört im Unternehmen zu einem essenziellen Bestandteil der täglichen Arbeit aller Mitarbeiter. Was liegt näher als diese gewohnte Schnittstelle für die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu verwenden? Mit dem Mailservice der Digital Process Factory (DPF) kann die DPF jetzt IMAP und Exchange Postfächer überwachen und aus eingehenden Mails DPF-Aufträge erzeugen. Die DPF ist eine Ablaufsteuerung für komplexe Dateikonvertierungen.

Folgende Features bringt der DPF-Mailservice mit:

  • Bei der Beauftragung werden alle Felder der eingehenden Mail (z.B. Betreff, Absender, Mailbody, Attachments) als Parameter an die DPF übergeben.
  • Hat die DPF eine Mail verarbeitet so kennzeichnet sie diese als gelesen oder verschiebt sie in einen anderen Ordner am Mailserver.
  • Zusätzlich können in der Konfiguration Parameter voreingestellt werden, die jedem Auftrag mitgegeben werden. Solche Anweisungen müssen dann nicht jedem DPF-Auftrag extra per Mail mitgegeben werden.

Anwendungsfälle

  1. Eine naheliegende Anwendung für den DPF-Mailservice ist die Dateikonvertierung. Dazu werden Parameter für die Konvertierung, z.B. das Zielformat für eine Konvertierung, in den Mailbody geschrieben. Das Attachement wird in das Zielformat konvertiert und automatisch an den Absender zurück geschickt.
  2. Wichtige Mails zu archivieren ist eine Aufgabenstellung, die es in vielen Unternehmen gibt. So lässt sich mit dem DPF-Mailservice eine Lösung aufbauen, die Mails automatisch konvertiert im SAP archiviert, wenn sie an eine bestimmte Mailadresse weitergeleitet werden.
  3. Die Qualität von Zuliefer-Dokumentationen spielt eine wichtige Rolle bei der Zusammenstellung von Anlagendokumentationen. Um zu vermeiden, dass im SAP Dokumente abgelegt werden, die später zu Problemen führen, haben wir kürzlich bei Kunden einen Prozess erstellt, der per Mail eingehende Dokumente automatisch auf PDF/A Konformität prüft und bei Problemen einen Mitarbeiter informiert. Erfolgreich geprüfte Dokumente werden ins SAP eingecheckt. Der Absender bekommt in jedem Fall eine Antwort mit einem Protokoll der Prüfergebnisse.
  4. Aus der einlaufenden Mail kann ein Druckauftrag erzeugt werden. In den Betreff schreibt man das gewünschte Ausgabegerät. Das Attachement wird zunächst nach PDF konvertiert. Diese Datei wird an Plossys übergeben, welches diese auf dem Ausgabegerät ausdruckt. So können Sie Gästen in Ihrem Unternehmen rasch eine Druckausgabe ohne umfangreiche Systemintegration ermöglichen.

Fazit

Mit dem DPF Mailservice steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem sich die DPF leicht in bestehende Abläufe integrieren lässt, um Routineaufgaben schnell und zuverlässig zu erledigen und Mitarbeiter zu entlasten.

 

Überzeugt? Gerne versorgen wir Sie mit weiteren Informationen, einem Vor-Ort-Besuch oder wir beantworten ganz einfach Ihre Fragen! Melden Sie sich bei uns!

 

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