Als regionaler Finanzdienstleister des öffentlichen Rechts sind für die Öffentliche Versicherung Braunschweig knapp 1.300 Mitarbeiter im Innen- und Außendienst tätig. Ihr Einzugsgebiet ist das alte Land Braunschweig: Von Thedinghausen bei Bremen bis Braunlage im Süden, von Holzminden im Westen bis Helmstedt als östlichem Punkt, betreibt die Öffentliche mehr als 150 Geschäftsstellen.

Historie und Änderungsbedarf

Die öffentliche Versicherung Braunschweig nutzte bereits seit vielen Jahren eine kleine Lösung von SEAL Systems zur Konvertierung von PDF-Dokumenten in das genormte TIFF Archivformat. Diese Lösung war mittels der zertifizierten BC-XDC-Kopplung mit dem SAP-System verbunden. Ziel war, TIFF-Dokumente bequem für die Langzeitarchivierung bereitzustellen. Dieses System sollte nun erweitert werden. Ausgelöst wurde dieser Bedarf dadurch, dass ein weiterer Eingangskanal, nämlich Eingangspost per E-Mail inklusive Attachments, direkt mit der Archivierung verbunden werden sollte. Zudem wurde bei der öffentlichen Versicherung Braunschweig ein neues Portal aufgebaut, welches den Kunden die Anzeige von im Archiv abgelegten TIFF-Dokumenten auch als PDF ermöglichen sollte. Dieses System sollte nun um das Format PDF/A erweitert werden.

Hieraus entstanden folgende Anforderungen:

1. Eine Erweiterung der vorhandenen Konvertierungsprozesse. Digital vorliegende Dokumentenarten, insbesondere Applikationsformate (z.B. Word, Excel, Mail; etwa 5.000 Dateien), sollten nach PDF/A konvertiert werden.
2. Eine „on the fly“-Konvertierung von TIFF-Dateien aus dem Archiv nach PDF, um eine schnelle Bereitstellung von Korrespondenz für Kunden in einem Kundenportal im gebräuchlichen Format zu ermöglichen. Die Zielsetzung war, etwa 1.000 Dokumente pro Tag on demand zu konvertieren.
3. Aus Anwendersicht muss diese Konvertierung so schnell erfolgen, dass sie scheinbar ohne Verarbeitungszeit erfolgt.

Die Anforderungen und deren Umsetzung im Detail:

Szenario 1: Maileingang

Sachbearbeiter erhalten von den Kunden Unterlagen zu Geschäftsvorfällen per E-Mail in einen personifizierten Maileingang. Nach der Bearbeitung werden die Unterlagen in der Kundenakte archiviert. Dazu wird der Mail Connector von der Firma XFT genutzt. Mails werden nach Auslösen des Archivierungsvorganges durch den Anwender vom Mail Connector zerlegt (Mail und Attachments) und können einem externen Konvertierungsserver zur Verfügung gestellt werden. Als Konvertierungsserver wurde in diesem Fall die Digital Process Factory (DPF) von SEAL Systems gewählt. Die Beauftragung der DPF wurde in diesem Zuge von BC-XDC auf Webservice umgestellt.

Folgende Dateiformate werden nun verarbeitet:

Diese Dateien werden nun nach PDF/A konvertiert. Die Konvertierung erfolgt asynchron, soll aber trotzdem zeitnah erledigt sein, da die Sachbearbeiter teilweise darauf warten. Die Auflösung der Zieldateien kann pro Auftrag festgelegt werden. In den meisten Fällen wird aber die im Rahmen der Implementierung als default gesetzte Auflösung von 200 dpi genutzt. Die Digital Process Factory ermöglicht dabei eine transparente Nachverfolgbarkeit der durchlaufenen Schritte und meldet Fehler, wie etwa über nicht konvertierbare Dateien, an das beauftragende System zurück.

Szenario 2: Anzeige Webportal

Die Öffentliche hat ein neues SAP-basiertes Portal für Kunden erstellt. Darin können Kunden ihre Korrespondenz mit der Öffentlichen einsehen. Nicht jeder Kunde kann mit TIFF-Dateien etwas anfangen. Daher müssen die intern vorhandenen Tiff/G4-Dokumente nach PDF konvertiert werden. Die Konvertierung erfolgt synchron und nutzt hierbei einen auf Geschwindigkeit optimierten Workflow, welcher normalerweise eine Konvertierung der TIFF-Dateien nach PDF in weniger als einer Sekunde ermöglicht.

Projektablauf:

Nach Vorabstimmung und Installationsvorbereitung bei SEAL Systems erfolgte die Installation aufgrund eines aus Sicherheitsgründen nicht vorhandenen Remotezuganges vor Ort in Braunschweig. Die neuen DPF-Server (je ein Test- und ein Produktivserver) basieren auf Windows 2012 R2 und nutzen die aktuellen SEAL Funktionalitäten für DPF-Basis, Konvertierungsworkflows und Konvertierungsmodule. Die Beauftragung erfolgt nun über Webservice. Auch die alte Beauftragung über BC-XDC wäre noch möglich. Erforderliche Office Pakete wurden kundenseitig vorher bereitgestellt und installiert, alle anderen Komponenten hat SEAL bereitgestellt und installiert. Die Beauftragung der Mail Konvertierung per Webservice aus SAP wurde durch XFT implementiert. Zur Vereinfachung der Integration stellte SEAL Systems einen ABAP-Wrapper für den Aufruf des Webservice durch XFT zur Verfügung.

Eine Herausforderung war die Verarbeitung der aus unterschiedlichen Quellen an die Öffentliche geschickten Mails. Die Öffentliche nutzt intern Lotus Notes mit dem Format EML. Vor diesem Projekt verarbeitete SEAL Systems das Format EML über den Umweg Microsoft Outlook. Dies war für die Öffentliche keine Option, da Microsoft Outlook nicht eingesetzt und damit auch nicht installiert werden sollte. SEAL Systems entwickelte daher im Rahmen dieses Projektes einen neuen EML Konverter, welcher inzwischen – auch ohne installiertes MS Outlook oder Lotus Notes – zuverlässig auch mit eingebetteten Grafiken, Unicode-Zeichen und kreativen Formatierungen der Kunden umgehen kann.

Zu Beginn des Projektes waren TIFF/G4 und TIFF/JPEG als einziges Archivformat gesetzt. Die Öffentliche konnte das Archivformat TIFF in das genormte PDF/A Format ändern, ohne dabei die gespeicherten Dokumente migrieren zu müssen. DPF-Prozesse von SEAL Systems beinhalten bereits seit einigen Jahren leistungsfähige Werkzeuge um Dokumente nicht nur im PDF/A Standard zu erstellen, sondern diese auch auf Einhaltung des PDF/A Standards zu prüfen und, soweit zulässig, auch nach PDF/A anzupassen.

Zusammenfassung:

Die Beauftragung der Konvertierung wurde von BC-XDC auf Webservice umgestellt. E-Mails und in E-Mails enthaltene MS-Office- und Open- Office-Dokumente werden nun automatisiert verarbeitet und in ein Langzeitformat konvertiert.

Wie eine große Anzahl weiterer Kunden von SEAL Systems nutzt nun auch die Öffentliche DPF-Prozesse um Ihre Dokumente nicht nur nach TIFF sondern auch nach PDF/A konvertieren zu lassen. Konvertierungsprozesse von SEAL Systems ermöglichen es der Öffentlichen nun zudem, auch Ihre alten, als TIFF/ G4-Datei archivierten Dokumente schnell nach PDF zu wandeln, um sie ihren Kunden in einem allgemein lesbaren Format bereitzustellen.

Nutzen:

Die Öffentliche kann ihr umfangreiches TIFF-Archiv weiter betreiben. Bei der Nutzung der Dateien zieht sie aber trotzdem alle Vorteile aus dem modernen PDF-Format.

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