Konvertierung von Google G Suite Dokumenten nach PDF und PDF/A

Bei vielen unserer Kunden wird derzeit über die Nutzung von G Suite von Google nachgedacht – parallel oder als Ersatz von MS Office 365. In dem Zusammenhang ist dann auch Konvertierung von G Suite Dokumenten in das Neutralformat PDF und das Archivformat PDF/A neu zu organisieren.

Speicherung

G Suite Dokumente liegen niemals physikalisch lokal vor. Sie stellen immer nur eine Visualisierung von Daten dar, die in der Cloud verwaltet werden. Editoren zeigen nur die Bedienung von Editierfunktionen auf Layout und Daten in der Cloud dar. Das ermöglicht aber weitreichend kollaborierende Arbeitsweisen.

Die physikalische Speicherung (Google Drive) erfolgt in Google Rechenzentren verteilt über den Globus unter Berücksichtigung des häufigsten Zugriffs. Endkunden haben keinen Einfluss auf den echten Ort der Speicherung. Ein Kauf der zugrundeliegenden Software zum Betrieb in einer privaten Cloud ist nicht möglich.

API

Will man Prozesse mit der G Suite automatisieren oder generell Workflows verfügbar machen, so kann das per API erfolgen. Programmatische Zugriffe auf G Suite sind aber im Standard sehr stark eingeschränkt. Firmenkunden werden daher G Suite in einem sog. Business Plan betreiben. Ein solcher lässt mehr programmtechnisch verfügbare Funktionen zu. Für automatisch ablaufende Prozesse, z.B. die Konvertierung nach PDF, ist ein Dienstkonto erforderlich, mit dem auf G Suite Dokumente außerhalb eines konkreten User Kontext zugegriffen werden kann.

Konvertierung

ECM Systeme können keine G Suite Dokumente physikalisch verwalten, da diese nur auf Google Drive existieren. Daher können Konvertierungsaufträge niemals Dateien an unseren Corporate Conversion Server übertragen, sondern immer nur „Links“ auf das Google Drive. Wesentlicher Bestandteil einer Konvertierungslösung ist daher immer ein remote Zugriff auf das Google Drive, welches die G Suite Dokumente speichert.

Die Verwaltung von Nicht-G Suite-Dateien auf dem Google Drive ist ebenfalls möglich. Die in Google Drive integrierte Konvertierung solcher Dateien wird von uns ebenfalls unterstützt.

PDF/A

Interessant für die Generierung von genormten Formaten (PDF/A) ist die Einschränkung von G Suite bezüglich verfügbarer Ressourcen. So gibt es eine gewaltige, aber beschränkte Menge an Fonts, die zentral zur Verfügung stehen, aber unter keinen Umständen erweitert werden kann. Vergleichbares dürfte auch auf andere Ressourcen, wie Farbmodelle zutreffen. Damit sind einige typische Probleme bei der PDF/A Anpassung von vorn herein ausgeschlossen.

G Suite Dokumente kennen nur sehr eingeschränkte Funktionen mit Metadaten. Man kann Metadaten an Dateien heften wie File Properties bei MS Windows Dateien. Es gibt aber im Standard keine Feldfunktionen, die solche Metadaten in der eigentlichen Datei visualisieren. Damit sind Schriftfelder u.ä. nicht möglich.

G Suite erlaubt keine Dateiverschachtelungen. Analoge Konstrukte wie verschachtelte MS Office Dateien, für die wir unlängst eine Konvertierung nach PDF/A-2 realisiert haben, sind nicht verfügbar.

SEAL Systems Funktionen für G Suite und Google Drive

1. Konvertierung per Link referenzierte G Suite Dokumente nach PDF/A und Übergabe des erzeugten PDF/A an eine andere Applikation
2. Add-in zur interaktiven Verarbeitung von G Suite Dokumenten: „PDF/A erzeugen und Archivierung“, „Drucken lokal (SEAL Printserver)“, „Versenden per email als PDF“
3. Laden von MS Office Dateien nach Google Drive
4. Drucken aus G-Drive

Zusammenfassung

Die beschriebene Funktionalität ist eine Momentaufnahme. Die Google Suite entwickelt sich rasch weiter. Große Kunden haben meist einen direkten Ansprechpartner von Google im Projekt, so dass deren Anforderungen in das Produkt einfließen werden. Das heißt: es kann sein, dass es einen Teil der beschrieben Einschränkungen in naher Zukunft nicht mehr geben wird.

Die Konvertierung Cloudbasierter Dokumente ist eine Chance für uns, denn auch in Zukunft werden in vielen Prozessen echte Dateien gebraucht. Durch Schnittstellen-Knowhow und Integrationen von Clouddiensten in Unternehmensprozesse können wir unseren Kunden echten Mehrwert bieten.

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