Individuelle Dokumentationserstellung aus SAP (Serien-Teil 2/5)

Jeder, der bereits versucht hat für eine Hausarbeit ein Inhaltsverzeichnis in Word zu erstellen, weiß, dass sich dies viel einfacher anhört, als es letztlich ist. Auch die Aufgabe, fortlaufende Seitennummern über alle Dateien zu erreichen, hat bestimmt schon mehr als einem Studenten eine schlaflose Nacht bereitet.

Ähnlich verhält es sich bei der Dokumentationserstellung im SAP. Hier besteht die Aufgabe nicht „einfach“ nur darin, zusammengehörige Dateien zu einem Paket zusammenzufassen. Stattdessen ist der Prozess deutlich komplexer, als den meisten Personen bewusst ist.

Folgende Aufgaben, um nur einige zu nennen, sind durchzuführen:

• Suchen der Dokumente im SAP
• Zusammenführen der gefundenen Dokumente in einen Auftrag inkl. Generierung einer Kapitelstruktur im SAP
• Erstellung Deckblatt
• Erstellung Inhaltsverzeichnis
• Erstellung Kapitel-Trennblättern
• Fortlaufende Seitennummern über alle Dateien
• Einheitliche Kopf- und Fußzeile

Im vorangegangenen Artikel dieser Serie haben wir gezeigt, wie Dokumentationen schnell und einfach auf Basis von Templates erstellt werden können. Nun möchten wir Ihnen darstellen, wie der Prozess im SAP aussehen kann, wenn Sie die Kapitelstruktur lieber selbst festlegen und somit ganz individuelle Dokumentationen erstellen möchten. Lesen Sie hier, wie Sie in 4 Schritten die Dokumente im SAP ermitteln, strukturieren und formatieren.

Schritt 1: Ermittlung der Dateien

Erster Schritt in der Dokumentationserstellung ist es, einen neuen Auftrag zu erstellen und alle benötigten Elemente diesem Auftrag zuzuweisen. Ein neuer Auftrag wird angelegt und über die bekannte CV04N-Suche werden die Dokumente dem Auftrag hinzugefügt.

Ausgabeauftrag erstellen

Über CV04N die Dokumente hinzufügen

Dokumenten-Selektion in der CV04N

Die ausgewählten Dokumente als flache Liste

Schritt 2: Einfügen von Kapiteln

Im zweiten Schritt werden die für die Dokumentation benötigten Kapitel eingefügt.

Wenn sich die Aufteilungen der einzelnen Dateien in Kapitel und ggfls. Unterkapitel nicht automatisch aus der Struktur im SAP ableiten lassen, so besteht jetzt die Möglichkeit, Kapitel anzulegen. Diese Kapitel-Kennungen können mit Namen versehen werden, unter denen sie dann in der Gesamtdokumentation erscheinen sollen. Unterkapitel können in entsprechende Tiefe eingerückt werden.

Kapitel einfügen

Die hinzugefügten Dokumente und Kapitel als flache Liste

Schritt 3: Verschieben der Dokumente in die Kapitel

Im dritten Schritt werden die Dokumente in die jeweils passenden Kapitel per Drag & Drop verschoben.

Kamen die über die SAP Absammlung gefundenen Dokumente mehr oder weniger unstrukturiert in das Direct Publishing, weil im SAP keine geeignete Struktur vorhanden war, so können jetzt die einzelnen Teile der Dokumentation an seinen richtigen Platz geschoben werden. Auch hier ist wieder die Zuordnung zu verschiedenen Gliederungsebenen möglich.

Dokumente in der Kapitel-Struktur

Schritt 4: Layout-Einstellungen

Im vierten Schritt werden die Layout-Optionen über Parameter im Auftrag ausgewählt.

Im Direct Publishing sind dazu mehrere Layouts vorbereitet. Darauf aufbauend kann man Änderungen und Erweiterungen für die konkret zu erstellende Dokumentation vornehmen oder das Layout auch generell entsprechend anpassen.

Layout-Informationen für die Dokumentationserstellung

Alle Schritte kurz erklärt im Video:

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Entdecken Sie alle Artikel der Serie „Dokumentationserstellung mit SEAL Systems“:

1. Teil 1: Einfache Dokumentationserstellung aus SAP dank standardisierter Templates
2. Sie lesen Teil 2: Individuelle Dokumentationserstellung aus SAP
3. Teil 3: Dokumentationserstellung: Finden und Sammeln von Dokumenten im SAP
4. Teil 4: Woher kommt das Layout einer Dokumentation?
5. Teil 5: Dokumentationen erstellen mit dem Publishing-Structure-Editor | PULSE