von Adalbert Nübling
In diesem Artikel lesen Sie, vor welchen Herausforderungen ottobock, eines der weltweit führenden Unternehmen im Bereich Healthcare, stand und wie sie daraufhin einen Prozess etablierten, um individuelle, produktspezifische Gebrauchsanweisungen produzieren zu können. Außerdem senkte ottobock die Kosten für den Druck von Gebrauchsanweisungen signifikant und es wurde die Möglichkeit geschaffen, Gebrauchsanweisungen auftragsgebunden in allen bestellten Sprachen zu erstellen.
Die Ausgangslage:
Rollstühle bestehen aus einer Vielzahl an Bauteilen und Funktionen, die jeweils individuell für die jeweilige Anforderung des Patienten zusammengestellt werden. Bislang war es jedoch nicht möglich, zu diesen speziell gebauten Rollstühlen auch individuelle Gebrauchs- anweisungen mitzuliefern. Vielmehr beinhalteten die Gebrauchsanweisungen immer die Beschreibung aller potenziell möglichen Bauteile, anstatt sich auf die im Rollstuhl verbauten Funktionen zu beschränken. Dies führte zu Unübersichtlichkeit für den Kunden und das Fach-personal und gleichzeitig auch zu unnötig hohen Druckkosten.
Die Gebrauchsanweisungen wurden in eine begrenzte Anzahl an Sprachen übersetzt. Gebrauchsanweisungen in weiteren Sprachen konnten nur auf Nachfrage erstellt werden. Teilweise waren deshalb zum Produktionszeitpunkt die entsprechenden Gebrauchsanweisungen nicht verfügbar, was den Produktionsprozess und die Auslieferung der Rollstühle unflexibel machte. Die Gebrauchsanweisungen selbst wurden durch eine externe Druckerei gedruckt, was hohe Druckkosten verursachte. Da stets eine große Anzahl an Gebrauchsanweisungen vorrätig gelagert war, führte dies gleichermaßen zu hohen internen Lagerkosten. Insgesamt waren an diesem Prozess sehr viele Mitarbeiter beteiligt, was ihn unflexibel, zeitaufwändig, teuer und fehleranfällig machte. Ottobock suchte deshalb nach einem Partner, um diesen Prozess umfassend zu optimieren.
Die Ziele:
Die Lösung: Per Knopfdruck zur individualisierten Gebrauchsanweisung
Die Bestellung des Kunden wird im SAP-System von ottobock als Kundenauftrag abgelegt. Aus diesem Kundenauftrag werden ein oder mehrere Fertigungsaufträge abgeleitet. Die Integration der Lösung von SEAL System erfolgt in Verbindung mit der Druckausgabe des Fertigungsauftrags. Sie dient als Trigger für die Ermittlung der Informationen für die Dokumentationserstellung.
Die Ermittlung der relevanten Informationen erfolgt in einem kundenspezifischen User- Exit. Für die Dokumentationserstellung werden Metadaten sowie Klassifizierungswerte von Materialien ermittelt und im Document Distribution Director (DDD) von SEAL Systems als Auftrag abgelegt. Der DDD ist das Cockpit für die Dokumenten- und Informationsverteilung für SAP von SEAL Systems. Der Auftrag im DDD dient als Klammer um die ermittelten Informationen und zusätzlich als Kontrollinstanz für die Mitarbeiter von ottobock.
Sind alle Information gesammelt, werden diese per Schnittstelle an die Digital Process Factory® (DPF) von SEAL Systems übergeben. Diese verarbeitet die Daten und stellt sie anschließend dem Redaktionssystem SCHEMA ST4 2017 über die Standard-Schnittstelle CMS-CONNECT zur Verfügung. Aus den übertragenen Daten erzeugt SCHEMA ST4 2017 die Gebrauchsanleitungen als PDF-Dateien und übergibt sie an die DPF. Diese kopiert die PDF-Dateien in ein Druckverzeichnis auf dem Netzlaufwerk. Das Verzeichnis wird durch einen Drucker überwacht, über den die Dokumente gedruckt werden.
Zusätzlich startet die DPF einen Upload-Vorgang der PDF-Dateien zum passenden Fertigungsauftrag in SAP. Am Fertigungsauftrag wird die fertige Gebrauchsanweisung als GOS-Objektverknüpfung abgelegt und steht damit auch bei Rückfragen jederzeit im SAP-System zur Verfügung.
Der aktuelle Prozess:
Der Nutzen
Die gewünschten Ziele wurden vollumfänglich erreicht. Jeder Kunde bekommt nun eine individuell auf sein Produkt zugeschnittene Gebrauchsanleitung. Dies verschafft Übersichtlichkeit bei Personal und Endanwendern und sorgt gleichzeitig für eine Reduzierung der Druckkosten. Da Gebrauchsanweisungen nun mit dem Fertigungsauftrag zusammen produziert und inhouse gedruckt werden können, sind keine Lagerhaltung und externe Druckereien mehr nötig. Der Kunde kann daher problemlos Gebrauchsanweisungen in allen gängigen Sprachen bestellen. Am Prozess sind nun deutlich weniger Mitarbeiter beteiligt, so dass die Ressourcen, die hier gebunden waren, anderweitig eingesetzt werden können.
*Kein Newsletter, keine Weitergabe, Kontaktaufnahme nur zum genannten Zweck.
Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert. *
Kommentar
Name * E-Mail * Website Meinen Namen, E-Mail und Website in diesem Browser speichern, bis ich wieder kommentiere. * = erforderliche Felder
E-Mail * Website Meinen Namen, E-Mail und Website in diesem Browser speichern, bis ich wieder kommentiere. * = erforderliche Felder
Website Meinen Namen, E-Mail und Website in diesem Browser speichern, bis ich wieder kommentiere. * = erforderliche Felder
Meinen Namen, E-Mail und Website in diesem Browser speichern, bis ich wieder kommentiere.
* = erforderliche Felder
Adalbert Nübling
Adalbert Nübling ist unser Experte im Bereich Lösungen für SAP. Unsere internationalen Kunden berät er mit Begeisterung über SAP-Komplettdruck, Konvertierung, Output Management und mehr. Den sportlichen Ausgleich holt er sich beim Fahrradfahren, etwa 50 Kilometer täglich. Egal bei welchem Wetter. adalbert.nuebling@sealsystems.de | 09195 926-120
Alle Veranstaltungen anzeigen