ottobock – Die anwenderfreundliche Gebrauchsanweisung

In diesem Artikel lesen Sie, vor welchen Herausforderungen ottobock, eines der weltweit führenden Unternehmen im Bereich Healthcare, stand und wie sie daraufhin einen Prozess etablierten, um individuelle, produktspezifische Gebrauchsanweisungen produzieren zu können. Außerdem senkte ottobock die Kosten für den Druck von Gebrauchsanweisungen signifikant und es wurde die Möglichkeit geschaffen, Gebrauchsanweisungen auftragsgebunden in allen bestellten Sprachen zu erstellen.

Die Ausgangslage:

Rollstühle bestehen aus einer Vielzahl an Bauteilen und Funktionen, die jeweils individu­ell für die jeweilige Anforderung des Patienten zusammengestellt werden. Bislang war es jedoch nicht möglich, zu diesen speziell gebauten Rollstühlen auch individuelle Gebrauchs- anweisungen mitzuliefern. Vielmehr beinhalteten die Gebrauchsanweisungen immer die Beschreibung aller potenziell möglichen Bauteile, anstatt sich auf die im Rollstuhl verbauten Funktionen zu beschränken. Dies führte zu Unübersichtlichkeit für den Kunden und das Fach-personal und gleichzeitig auch zu unnötig hohen Druckkosten.

Die Gebrauchsanweisungen wurden in eine begrenzte Anzahl an Sprachen übersetzt. Ge­brauchsanweisungen in weiteren Sprachen konnten nur auf Nachfrage erstellt werden. Teil­weise waren deshalb zum Produktionszeitpunkt die entsprechenden Gebrauchsanweisungen nicht verfügbar, was den Produktionsprozess und die Auslieferung der Rollstühle unflexibel machte. Die Gebrauchsanweisungen selbst wurden durch eine externe Druckerei gedruckt, was hohe Druckkosten verursachte. Da stets eine große Anzahl an Gebrauchsanweisungen vorrätig gelagert war, führte dies gleichermaßen zu hohen internen Lagerkosten. Insgesamt waren an diesem Prozess sehr viele Mitarbeiter beteiligt, was ihn unflexibel, zeit­aufwändig, teuer und fehleranfällig machte. Ottobock suchte deshalb nach einem Partner, um diesen Prozess umfassend zu optimieren.

Die Ziele:

• Etablierung eines Prozesses, um produktspezifische bzw. individuelle Gebrauchsanweisungen erstellen zu können
• Senkung der Kosten für den Druck von Gebrauchsanweisungen
• Die Schaffung der Möglichkeit, Gebrauchsanweisungen auftragsgebunden zu
• produzieren, und zwar in allen bestellten Sprachen
• Wegfall der Vorratslagerung von Gebrauchsanweisungen

Die Lösung: Per Knopfdruck zur individualisierten Gebrauchsanweisung

Die Bestellung des Kunden wird im SAP-System von ottobock als Kundenauftrag abgelegt. Aus diesem Kundenauftrag werden ein oder mehrere Fertigungsaufträge abgeleitet. Die Integration der Lösung von SEAL System erfolgt in Verbindung mit der Druckausgabe des Fertigungsauftrags. Sie dient als Trigger für die Ermittlung der Informationen für die Doku­mentationserstellung.

Die Ermittlung der relevanten Informationen erfolgt in einem kundenspezifischen User- Exit. Für die Dokumentationserstellung werden Metadaten sowie Klassifizierungswerte von Materialien ermittelt und im Document Distribution Director (DDD) von SEAL Systems als Auftrag abgelegt. Der DDD ist das Cockpit für die Dokumenten- und Informationsverteilung für SAP von SEAL Systems. Der Auftrag im DDD dient als Klammer um die ermittelten Infor­mationen und zusätzlich als Kontrollinstanz für die Mitarbeiter von ottobock.

Sind alle Information gesammelt, werden diese per Schnittstelle an die Digital Process Factory® (DPF) von SEAL Systems übergeben. Diese verarbeitet die Daten und stellt sie anschließend dem Redaktionssystem SCHEMA ST4 2017 über die Standard-Schnittstelle CMS-CONNECT zur Verfügung. Aus den übertragenen Daten erzeugt SCHEMA ST4 2017 die Gebrauchsanleitungen als PDF-Dateien und übergibt sie an die DPF. Diese kopiert die PDF-Dateien in ein Druckverzeichnis auf dem Netzlaufwerk. Das Verzeichnis wird durch einen Drucker überwacht, über den die Dokumente gedruckt werden.

Zusätzlich startet die DPF einen Upload-Vorgang der PDF-Dateien zum passenden Fertigungs­auftrag in SAP. Am Fertigungsauftrag wird die fertige Gebrauchsanweisung als GOS-Objekt­verknüpfung abgelegt und steht damit auch bei Rückfragen jederzeit im SAP-System zur Verfügung.

Der aktuelle Prozess:

1. Der Endkunde konfiguriert sich über ein Internetportal seinen persönlichen Rollstuhl
2. Die Daten werden automatisch nach SAP transferiert
3. Aus der Bestellung des Kunden wird ein Kundenauftrag im System von ottobock generiert. Aus diesem wird im Prozessverlauf dann der Fertigungsauftrag.
4. Freigabe des Fertigungsauftrags zum Druck, Start der automatisierten Datenermitt-lung und Anlage eines SEAL-Ausgabeauftrags im SEAL Document Distribution Director
5. Stichprobenartige Sichtkontrolle über den SEAL DDD Auftrag und Ausgabe/Datenübergabe an die SEAL DPF
6. Datenaufbereitung durch die DPF und Übergabe via CMS-CONNECT an SCHEMA ST4 2017
7. Erzeugung der Gebrauchsanleitungen als PDF-Dateien in den gewünschten Sprachen für den Endkunden und den Fachhändler des individuellen Rollstuhls
8. Druck der fertigen Gebrauchsanweisungen durch einen Drucker im Bereich der Fertigung
9. Ablage/Objektverknüpfung der Gebrauchsanleitung in SAP zum Fertigungsauftrag durch die DPF

Der Nutzen

Die gewünschten Ziele wurden vollumfänglich erreicht. Jeder Kunde bekommt nun eine individuell auf sein Produkt zugeschnittene Gebrauchsanleitung. Dies verschafft Übersicht­lichkeit bei Personal und Endanwendern und sorgt gleichzeitig für eine Reduzierung der Druckkosten. Da Gebrauchsanweisungen nun mit dem Fertigungsauftrag zusammen produ­ziert und inhouse gedruckt werden können, sind keine Lagerhaltung und externe Druckereien mehr nötig. Der Kunde kann daher problemlos Gebrauchsanweisungen in allen gängigen Sprachen bestellen. Am Prozess sind nun deutlich weniger Mitarbeiter beteiligt, so dass die Ressourcen, die hier gebunden waren, anderweitig eingesetzt werden können.

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