Fleetmanagement: Verknüpfung von technischen und kaufmännischen Daten

Neben der Administration und Verwaltung von Druckern über unsere Softwarelösung easyPRIMA ist die Verknüpfung von technischen und kaufmännischen Daten durch ein Fleetmanagement ein entscheidendes Controlling-Instrument. Wir haben dafür eine weitere Softwarelösung entwickelt, die technische Daten wie z.B. Druckername, Seriennummer, IP-Adresse, Zählerstände mit den relevanten kaufmännischen Daten z.B. Leasingzeitraum, Garantie, Kaufdatum, Besitzer, Kostenstelle und allen dazugehörigen Belegen verknüpft. Somit entsteht eine einheitliche Sicht auf die globale Druckerflotte und das herstellerunabhängig und neutral.

Diese vier wichtigen Anforderungen werden durch Fleetmanagement gelöst:

• Aktuelle Seitenzahlen für Kopien und Ausdrucke, z.B. im Monat oder Jahr
• Auslastung der Multifunktionsdrucker / Optimierungspotenzial
• Volumina der Füllstände / Supply Meldungen / automatische Bestellung
• Alle aktuellen und historischen Systemmeldungen

Über verschiedene Reports können Sie Abrechnungen, Klick-Kosten und Pay-per-Page jederzeit überprüfen, sodass die notwendige Transparenz gegenüber dem Drucker-Leasinggeber (MPS Anbieter) gewährleistet ist. Alle Drucker im Unternehmen werden dabei über einen integrierten Prozess automatisch erfasst. Dem IT-Service, Support und Einkauf steht somit eine aktuelle Übersicht über alle Drucker und Modelle zur Verfügung.

Workflows anhand von Alarmen definieren

Da alle Daten eines Druckers ausgewertet werden können, ist es möglich, Grenzwerte und Alarme festzulegen. Aus diesen Alarmzuständen lassen sich definierte Workflows aktivieren. Zum Beispiel wird bei einem zu niedrigem Tonerstand oder einer vollen Rest-Toner-Box automatisch eine Bestellung beim Lieferanten ausgelöst und der Servicedienstleiter beauftragt. Falls der Drucker durch einen Fehler nicht erreichbar ist, lässt sich über das Output Management von SEAL Systems automatisch ein Failover-Drucker definieren. Eine prozessrelevante Ausgabe kann dadurch auf einen funktionierenden Drucker umgeleitet werden. Zusätzlich wird der IT-Service per E-Mail informiert.

Zu jedem Druckermodell können Sie Beschaffungsdaten wie z.B. Lieferadresse, Lieferant für Verbrauchsmaterialien, Servicedienstleister, interne und externe Abrechnungsmodelle hinterlegen. Diese Datenbasis erlaubt die vollständige Integration von Prozessen für die Bereiche Beschaffung und Service. Für den Bestellprozess kann auf Schnittstellen zu OpenTRANS und XML-Struktur zurückgegriffen werden. Somit werden manuelle Prozesse abgelöst sowie Fehlzeiten und Ausfälle von Druckern signifikant reduziert.

Herstellerneutrale Ausrichtung Ihres Fleetmanagements

Durch die herstellerneutrale Ausrichtung des Fleet- und Output Managements erreichen Sie die Unabhängigkeit von Druckerlieferanten und Herstellern. Erst dadurch wird die Vergleichbarkeit von Druckern (MFPs) und deren Kosten bei der nächsten Ausschreibung transparent. Ihnen verschafft das einen Einkaufs- und Verhandlungsvorteil. Unsere Systeme lassen sich sowohl on-Premise als auch in der Cloud-Umgebung integrieren. Nutzen Sie all Ihre Daten zur Automatisierung!

In einem zukünftigen Blogbeitrag zeigen wir Ihnen außerdem, wie Sie ein umfassendes Assetmanagement zur Verwaltung Ihrer gesamten IT-Hardware inkl. der Verträge organisieren und mit dem Fleetmanagement kombinieren.

Möchten Sie mehr wissen? Fordern Sie jetzt einen kostenlosen Beratungstermin mit unserem Experten André Schnibbe an!

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