Einfache Dokumentationserstellung aus SAP dank standardisierter Templates (Serien-Teil 1/5)

Dokumentationen voll automatisiert zu erstellen und zu verteilen: das ist der Traum vieler Unternehmen, die eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumentationen erstellen müssen – von Ersatzteilkatalogen, über Bedienungsanleitungen bis hin zu Produktinformationen. Doch die Realität sieht oft anders aus: aus verschiedenen Systemen müssen Dokumentationen manuell und sehr aufwändig erstellt werden. Zwar gibt es Automatisierungsmöglichkeiten, doch in der Regel lohnen sich diese Automatisierungen erst bei großen und zeitaufwändigen oder bei sehr vielen kleinen Dokumentationen. Hierfür bietet SEAL Systems bereits seit Jahren Lösungen an, die in der Industrie breiten Anklang finden.

Doch wie können wir auch jene unterstützen, die Dokumentationen in kleinen Mengen oder in individuellen Zusammenstellungen erzeugen möchten?  Hierfür hat sich SEAL Systems entschlossen, die manuelle Erstellung von Dokumentationen zu vereinfachen. Damit ist es mehr Usern möglich, ihre Prozesse zumindest teilweise zu automatisieren und so Zeit zu sparen. Wie das genau funktioniert, stellen wir Ihnen in unserer neuen Blogserie „Dokumentationserstellung mit SEAL Systems“ vor.

In unserem ersten Blogbeitrag der Serie stellen wir Ihnen vor, wie Sie in vier einfachen Schritten mit Hilfe von vorgefertigten Templates eine Dokumentation aus dem SAP erstellen können.

Schritt 1: Welche Dateien sollen verwendet werden?

Die Erstellung der Dokumentation beginnt mit der Bestimmung, welche Dateien verwendet werden sollen. Um diese Dateien zu finden, stehen Ihnen in diesem Fall zwei Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie auch beliebig miteinander kombinieren können:

1. Finden aller Dateien durch die SEAL Systems-Strukturauflösung (das heißt, unsere Lösung findet alle Dokumente, die zu einem Business-Objekt gehören)
2. Kundenspezifisches Coding zur Ermittlung der Dateien mit anschließender Übertragung an die SEAL Systems-Lösung

Das Ergebnis dieser Datei-Abfrage ist zu Beginn eine flache Liste an Dokumenten ohne jegliche Struktur-Information.

Trefferliste, noch als lineare Liste

Schritt 2: Wie kommen die Dateien in eine Struktur?

Die Struktur-Erstellung für Ihre Dokumentation kann über zwei Wege erfolgen: Sie können die Struktur mit Hilfe vorgefertigter Templates definieren oder Sie erstellen die Kapitelstruktur manuell. Wie diese manuelle Erstellung beliebiger Strukturen funktioniert, beleuchten wir in Kürze ausführlich im zweiten Teil unserer Blogserie „Dokumentationserstellung mit SEAL Systems“.

Bei der Verwendung eines Templates wird die Kapitelstruktur in den aktuellen Auftrag übernommen. In die Templates können auch Platzhalter eingebaut werden. Bei der Erstellung wird dann geprüft, ob eine Datei einem Platzhalter entspricht. Ist dies der Fall, so wird sie an der Stelle des Platzhalters in die Kapitelstruktur übernommen.

Dokumentationsauftrag im SAP inklusive Kapitelstruktur

Schritt 3: Wie bestimme ich das Layout der Dokumentation?

Die Dateien sind jetzt strukturiert, nun muss bestimmt werden, welches Layout verwendet werden soll. Eine Vielzahl von Templates steht bereits im Standard zur Verfügung. Selbstverständlich können aber kundenspezifische Layouts hinzugefügt werden. Auf Wunsch ist es möglich, zusätzlich zu den globalen Einstellungen für das gesamte Dokument auch spezifische Layouts auf Dateiebene zu vergeben. So erhalten Sie maximale Flexibilität bei der Erstellung Ihrer Layouts.

Sehen Sie hier beispielhaft, welche Layoutinformationen vom SAP an die DPF (Digital Process Factory®) übergeben werden:

Layoutinformationen für die Dokumentationserstellung

Beispiel eines Inhaltsverzeichnisses auf Basis des Templates „Liste“.

Beispiel von Bookmarks in der Dokumentation

Schritt 4: Wie soll die Dokumentation gespeichert und verarbeitet werden?

Abschließend muss noch festgelegt werden, wo das Dokument abgelegt wird (z. B. als neuer DIS), bzw. wer das Dokument per E-Mail erhalten soll. Auch dies wird über die Parameter des Auftrags realisiert.

Mögliche Einstellung zur Verarbeitung der Dokumentation

So gelangen Sie mit der Lösung von SEAL Systems in nur wenigen Schritten zu Ihrer Dokumentation aus vorhandenen SAP Dokumenten – doppelte Datenhaltungen oder zusätzliche Applikationen, wie zum Beispiel Redaktionssysteme, sind nicht nötig.

Fordern Sie jetzt einen kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin mit unserem Experten Dr. Uwe Wächter an!*

*Kein Newsletter, keine Weitergabe, Kontaktaufnahme per E-Mail nur zum genannten Zweck.

Entdecken Sie alle Artikel der Serie „Dokumentationserstellung mit SEAL Systems“:

1. Sie lesen Teil 1: Einfache Dokumentationserstellung aus SAP dank standardisierter Templates
2. Teil 2: Individuelle Dokumentationserstellung aus SAP
3. Teil 3: Dokumentationserstellung: Finden und Sammeln von Dokumenten im SAP