Dynamische Stempel für SAP DVS

von  Jürgen Gotthardt

Sie arbeiten in einem validierten Umfeld und wollen dynamische Stempel auf Ihren SAP DVS Dokumenten aufbringen? Sie wollen, dass kein Dokument mehr ohne Lenkungsinformationen wie z.B. User, Datum und DIS-Schlüssel angezeigt oder gedruckt wird? Wir zeigen Ihnen, wie einfach Sie Informationen als Stempel, Wasserzeichen oder Barcode auf Ihren SAP-DVS-Originalen aufbringen können!

 

Ihre Ausgangslage

Sobald ein Dokument aus dem SAP DVS gedruckt oder angezeigt wurde, verliert es den Bezug zum SAP. Das bedeutet, dass Sie das Dokument nicht mehr mit dem Dokumentinfosatz (DIS) in Verbindung bringen können. Insbesondere für externe Dokumente ist es nahezu unmöglich, eine solche Zuordnung vorzunehmen. Ein statischer Stempel hilft Ihnen nicht weiter.

Mit der Komponente DVS-View können bei der Funktion „Anzeigen eines Dokuments“ DVS-Informationen je nach Prozessanforderung direkt in das Dokument eingebrannt werden (Stamp-before View), bevor das dann modifizierte Dokument an die jeweilige Viewing-Applikation übergeben wird. In der Vieweransicht ist damit der Ursprung und Status eines Dokumentes immer klar ersichtlich, bei Druckvorgängen aus dem Viewer erhalten die Ausgaben dann zum Beispiel mit DVS Infosatz-Texten beschriftete und bestempelte Zusatzinformationen. Damit ist eine kontrollierbare Dokumentenlenkung auch beim Anzeigen aus dem SAP DVS sichergestellt.

 

In 2 Schritten zur gestempelten Datei

Schritt 1: Was soll gestempelt werden?

Der erste Schritt besteht in der Definition, was gestempelt werden soll. Dafür wird eine Konfiguration im SAP angelegt, welche die dynamischen Stempel enthält. Dynamisch heißt hier, dass der Stempel eine Variable, wie zum Beispiel die Dokumentnummer, umfasst. Diese Variable wird dann zur Laufzeit in den entsprechenden Wert übersetzt, also aus der Variable Dokumentnummer wird der Wert „123456“.

Aber nicht nur die Werte des DIS, wie z.B. der Status, können ermittelt werden. Dies ist ebenfalls für Merkmale aus der Klassifikation, Werte zum User (Name, Kostenstelle, usw.) oder für Werte eines verknüpften Materials möglich. Die in der Konfiguration angegebenen Variablen und fester Text werden dann an einen Server für die Ausführung der Stempelung übertragen.

Schritt 2: Wo soll gestempelt werden?

Auf dem Server wird festgelegt, an welcher Position der Stempel aufgebracht werden soll. Zusätzlich wird noch bestimmt ob als Wasserzeichen oder Stempel, mit welcher Schriftart und in welcher Größe, den Hintergrund überdeckend oder nicht usw. Wenn dies alles erledigt ist, steht das Stempellayout. Es wird dann für die Stempelung der Werte aus Schritt 1 verwendet.

Der dynamische Stempel im SAP DVS funktioniert sowohl aus den Transaktionen CV02N und CV03N als auch bei automatisierten Zugriffen per BAPI. Ebenso bieten wir eine Unterstützung für EASY DMS, ITS und SAP Portal an.

Bei Ihnen sollen die Dokumente, welche das SAP verlassen, gegen Änderungen geschützt werden?

Das ist kein Problem! Im Prozess besteht die Möglichkeit, die unterschiedlichen Sicherheitseinstellungen zu ändern, egal ob es sich um den Kennwortschutz gegen Änderungen oder das Unterbinden des Drucks handelt.

Sie benötigen nicht den aktuellen Status als Stempel sondern einen bestimmten Vorgängerstatus?

Durch den Zugriff auf das Statuslog des Dokumentinfosatzes können wir Datum/Uhrzeit, an dem ein bestimmter Status gesetzt wurde, sowie den User der den Statuswechsel durchgeführt hat, feststellen.

 

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