Dokumentationserstellung – Finden und Sammeln von Dokumenten im SAP (Serien-Teil 3/5)

Eine große Herausforderung bei der automatischen Erstellung von Dokumentationen ist es, die zugehörigen Dokumente für die Dokumentation im SAP zu finden und zu sammeln. Manchmal hat man Glück und alle Informationen liegen schön geordnet in einer Dokumentstückliste vor. Aber oft liegen die Dokumente an unterschiedlichen Stellen im SAP und sind nur miteinander verknüpft. Besonders schwierig wird es, wenn z. B. eine Bestellung mit einer Materialstückliste verknüpft ist und die gewünschten Dokumente mit den Materialien der Stückliste verknüpft wird, also nicht direkt mit der Bestellung.

Mit diesen Herausforderungen beschäftigen wir uns in diesem Blogbeitrag, dem dritten Teil unserer Serie „Dokumentationserstellung mit SEAL Systems“.

Denn genau für diese, oder noch komplexere Fälle, hat SEAL System einen Dokumentenfinder (oder auch „Struktur-Auflösung“) entwickelt. Dieser Dokumentenfinder kennt alle Stellen, an denen sich ein Dokument verstecken kann. Hierbei ist es egal, ob es sich um ein Dokumentinfosatz aus dem SAP DVS oder ein GOS- oder BDS-Dokument handelt. Der Dokumentenfinder steht für viele Objekte und Transaktionen zur Verfügung und kann an Ihre Anforderungen flexibel angepasst werden.

Wie könnte die Verteilung der Dokumente im SAP aussehen?

In der folgenden Abbildung sehen Sie anhand einer Beispiel-Bestellung wo Dokumente im SAP liegen können:

So könnten Dokumente in SAP verteilt sein – Beispiel-Bestellung

Welche SAP Prozesse unterstützt der Dokumentenfinder von SEAL Systems?

In der folgenden Liste sehen Sie die SAP Prozesse und Module inkl. der jeweiligen Transaktionen, die der Dokumentenfinder bereits unterstützt:

1. Einkaufsprozess
   • Bestellung/Einkaufsbeleg (PUR) – ME22N
   • (Bestell-)Anfrage (RFQ) – ME42
   • (Bestell-)Anforderung (BANF) (REQ) – ME52N
   • Angebot (RFQ) – ME48
   • Leistungserfassungsblatt (SES) – ML81N, ML82
2. Vertriebsprozess
   • Kundenauftrag (SDD) – VA02
   • Auslieferung (OBD) – VL02N
   • Faktura/Rechnung (BIL) – VF02
   • Transport (SHI) – VT02N
3. Projektsystem
   • Projektdefinition (PRU) – CJ07, CJ20N
   • Netzplan (PS) – CN22
   • Projektstückliste (WBS) – CS72, CSP2, CJ2, CSPB
4. Instandhaltung
   • Instandhaltungsauftrag (PM) – IW32, IW38
   • Technischer Platz (ILO) – IL02, IB11
   • Instandhaltungsmeldung (QME) – QM02, IW52
5. Strukturauflösungen
   • Änderungsstamm (CN) – CC02, CC12
   • Generische Verarbeitung (GEN)
   • Installation (IBASE) (IB) – IB52
6. Materialwirtschaft
   • Materialstückliste (BOM) – CS02, CS12, CC04
   • Materialbeleg (MDO) – MB02, MIGO, MB22
   • Prüflos (ILO) – QA02, QK02
7. SAP DVS
   • Dokumenthierarchie (DH)
   • Dokumentstückliste (DSA) – CV12
8. Produktionsprozess
   • Fertigungsauftrag (PR) – CO02, CO04N, CO41
   • Prozessauftrag (PI) – COR2

Ist der Dokumentenfinder von SEAL Systems erst einmal mit Ihnen zusammen richtig konfiguriert, so funktionieren alle folgenden Suchen schnell und vollautomatisch. Sie können sich also auf andere Aufgaben, wie z. B.  die Strukturierung Ihrer Dokumentation konzentrieren, wie wir es Ihnen bereits im vorherigen Beitrag gezeigt haben.

Entdecken Sie alle Artikel der Serie „Dokumentationserstellung mit SEAL Systems“:

1. Teil 1: Einfache Dokumentationserstellung aus SAP dank standardisierter Templates
2. Teil 2: Individuelle Dokumentationserstellung aus SAP
3. Sie lesen Teil 3: Dokumentationserstellung – Finden und Sammeln von Dokumenten in SAP
4. Teil 4: Woher kommt das Layout einer Dokumentation?
5.  Teil 5:Dokumentationen erstellen mit dem Publishing-Structure-Editor | PULSE

Sehen Sie passend zum Thema: „So versenden Sie Zusatzdokumente mit einer Bestellung im SAP“