Dokumentationen aus Projektstrukturen automatisiert erzeugen

von  Lars Palitzsch

Projektstrukturen-270x300 Dokumentationen aus Projektstrukturen automatisiert erzeugenDOC4PPM ist eine Erweiterung für das SAP Portfolio & Project Management. Es ermittelt Dateien und Informationen, die zu SAP Project & Portfolio-Management (=PPM) Elementen verknüpft sind und erzeugt daraus ein zusammengefasstes PDF-Dokument. Das ist vor allem für solche SAP PPM-Benutzer interessant, die Zusammenfassungen der Projektdokumentation zur Diskussion des Projektstandes mit internen oder externen Projektmitgliedern benötigen.

DOC4PPM ermittelt Dateien und Informationen zu einem SAP PPM Element. Dabei werden einzelne Elemente und Elementlisten eines PPM Bereiches unterstützt. Die ermittelten Dateien werden in einem optionalen Dialog angezeigt, um dem Anwender eine interaktive Auswahl der Dokumente zu ermöglichen. Anschließend werden sie nach PDF konvertiert und zu einer Datei zusammengefasst. Die einzelnen Dateien sind in der Gesamtdatei über Bookmarks erreichbar. Auch das Informationsblatt des PPM Elements kann in die Gesamtdatei übernommen werden.

Interessant ist das für jeden SAP PPM Benutzer, der Zusammenfassungen der Projektdokumentation für Dokumentationszwecke oder zur Diskussion des Projektstandes mit internen oder externen Projektmitgliedern benötigt.

Wie funktioniert das?

DOC4PPM besteht aus einer Integrationskomponente im SAP und einer Serverkomponente. Die Integrationskomponente ermittelt Informationen und Dateien im SAP, während die Serverkomponente aus diesen Dateien ein PDF erzeugt. Der Prozess zur Erzeugung der Gesamt-PDF-Datei wird über einen neuen Menüeintrag ausgelöst. Dieser Menüeintrag ist für Portfolio-Bereiche und für Portfolio-Elemente interessant. DOC4PPM ermittelt dabei das aktuelle PPM Element und dessen Dateien sowie Daten. Die Auswahl der Dateien wiederum wird über eine Konfigurationstabelle im SAP gesteuert. Optional steht ein interaktiver Dialog zur Auswahl der benötigen Dateien zur Verfügung. Die ausgewählten Dateien werden zum Server gesendet, dort konvertiert und zu einer PDF Datei zusammengefasst. Mitgelieferte Daten können als Stempelinformationen genutzt werden. Die erzeugte PDF Datei wird an SAP zurückgeliefert und kann vom Anwender angezeigt oder automatisch als zusätzliche Datei mit dem PPM Element verknüpft werden.

Welche Vorteile bringt DOC4PPM?

  • Ermittlung ausgewählter Dateien und Erzeugung eines Gesamtdokument
  • Erzeugung eines Deckblattes mit Elementinformationen
  • Automatische Konvertierung nach PDF zur einfachen Verteilung
  • Automatische Erzeugung von Bookmarks
  • Bereitstellung als neue PPM Datei oder per Anzeige durch den Benutzer
  • Bereitstellung von Informationen außerhalb von SAP PPM
  • Nahtlose Integration in SAP PPM

 

Ähnliche Lösungen sind für andere Prozesse der SAP Business Suite verfügbar (zum Beispiel Instandhaltung, Fertigung, Einkauf und SAP Folders Management).

 

Haben Sie Fragen rund um DOC4PPM? – Fordern Sie unverbindlich unsere Kontaktaufnahme an!

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