Neues White Paper: Document Services – Revolutionieren Sie Ihre Dokumenterstellung!

Nahezu überall dort, wo intensiv mit Daten und Informationen gearbeitet wird, besteht der Wunsch, geschäftsbezogene Dokumente oder Etiketten einfach und individuell gestalten und verteilen zu können. Mit Document Services von SEAL Systems lässt sich diese Anforderung leicht umsetzen. Und nicht nur das: Mit Document Services bilden Sie den gesamten Dokumentenlebenszyklus von der individuellen und intuitiven Erstellung bis hin zur analogen sowie digitalen Verteilung Ihrer Dokumente ab, ohne dabei auf verschiedene Einzellösungen setzen zu müssen.

Ein Anwendungsbeispiel

Bei einem unserer letzten Projekte bestand die Aufgabe darin, den Dokumentenerstellungsprozess sowie die Verteilung aller Dokumente im Unternehmen maßgeblich zu optimieren. Dabei sollten Etiketten, aber auch geschäftsbezogenen Dokumente, wie Rechnungen und Angebote einfach und individuell gestaltet und verteilt werden. Eine der Herausforderungen dabei war, sehr kleine Etiketten zu designen. Die Stabilität der Output Prozesse, deren Nachvollziehbarkeit und das Tracking der Jobs hatten dabei einen hohen Stellenwert. Das führende System dabei war SAP ERP, in welchem die Prozesse ausgelöst wurden. Eine zusätzliche Anforderung war die Optimierung der Windows Output Prozesse, denn zahlreiche Druckermodelle und Treiber, verteilt über mehrere Standorte, sorgten für einen hohen administrativen Aufwand.

Mit Document Services von SEAL Systems kann das Unternehmen nun Dokumente (Etiketten, Arbeitspapiere usw.) individuell und einfach erstellen, verteilen und überwachen.

Dokumente erstellen

Dank des in die Lösung integrierten Dokumentendesigners, der bekannten Textverarbeitungsprogrammen nachempfunden ist, sind die Fachabteilungen nun in der Lage, Dokumentenlayouts selbst zu gestalten, deren Inhalt zu definieren und reproduzierbare Vorlagen zu erstellen. Führend sind hierbei die Informationen aus dem SAP ERP, jedoch wurden weitere Kundendatenbanken eingebunden.

Dokumente verteilen und überwachen

Bei der Verteilung der designten Dokumente werden insgesamt vier Ausgabekanäle angesprochen. Die ersten beiden Kanäle umfassen den Druck auf heterogenen Multifunktionsprintern sowie auf Etikettendruckern. Wichtige ist hierbei die ständige Überwachung der Jobs auf Basis einer bidirektionalen SAP-Kopplung sowie mit Hilfe der Administrations- und Überwachsungstools von SEAL Systems. Die User und Administratoren sind somit jederzeit im Bilde über den aktuellen Druckstatus und können im Fehlerfall sofort eingreifen. Die weiteren digitalen Ausgabekanäle umfassen die Verteilung von Dokumenten per Email sowie die Ablage in einem Archiv. Bei der Archivierung wird auf das PDF/A2b Format gesetzt.

Reduktion des administrativen Aufwands

Anschließend wurde die Document Service Engine in Richtung eines Corporate Output Management Systems ausgebaut. Dabei wurden die Windowsdruckprozesse mit Hilfe des SEAL Master Drivers konsolidiert. Dieser generische Windowstreiber löst die individuellen Druckertreiber verschiedenster Hersteller ab und reduziert maßgeblich den Administrationsaufwand. Weiterhin sind alle Drucker im SEAL Printer Management eingebettet und können dort zentral gepflegt sowie auf Knopfdruck in alle SAP- und Windowssysteme verteilt werden. Die unternehmensweite implementierte Failover- und Loadbalancingarchitektur garantiert zusätzliche Ausfallsicherheit und Lastverteilung bei allen SAP- und Windowsdruckprozessen.

Großer Mehrwert

• Der gesamte Dokumentenlebenszyklus aus einer Hand, incl. zielgerichteter Beratung
• Einfachste Erstellung von Dokumenten und Generierung von wiederverwendbaren Vorlagen
• Transparente, sichere und nachvollziehbare Output Prozesse
• Konsolidierung der Druckertreiber und Unabhängigkeit von Druckerherstellern
• Hohe Investitionssicherheit und Schaffung zukunftsfähiger Dokumentenprozesse

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