Digitale Verteilung von Informationen automatisieren

von  André Schnibbe

Die Digitalisierung ist in vollem Gange, das zeigt sich gerade jetzt, da viele Mitarbeiter vom Homeoffice weiterarbeiten. Jetzt werden alle Prozesse notwendigerweise überprüft und hinsichtlich des mobilen Arbeitens angepasst. Ziel ist auf Daten jederzeit zugreifen zu können, ohne Medienbrüche und Abhängigkeiten vom physikalischen Speicherort. Dazu sollen die neuen Businessprozesse möglichst ohne manuelle Eingriffe von Mitarbeitern auskommen.

Der Digitalisierungsprozess beginnt bereits beim Input-Management. Dort, wo Dokumente im Unternehmen eintreffen, z. B. in der Poststelle, wo Eingangsrechnungen digitalisiert werden oder bereits in elektronischer Form (im Format ZUGFeRD oder zukünftig als XRechnung) eintreffen. Die eigentlichen Daten werden automatisch ausgelesen und in nachgelagerten Geschäftsprozessen weiterverarbeitet.

Output-Management: viel mehr als nur Drucken

Im Output-Management erzeugt jede Unternehmung auch eigene Informationen. Diese Daten oder Dokumente werden zunehmend elektronisch verarbeitet und nur noch im Bedarfsfall gedruckt. Dazu werden die bestehenden Geschäftsprozesse erweitert und mit nachgelagerten Output-Verfahren verknüpft, um die Verteilung an Kunden oder Lieferanten einfacher und effizienter zu gestalten.

Unsere Zusatzfunktionen machen die erzeugten Dokumente intelligenter und sicherer. SEAL Systems stellt in der Dokumentenverarbeitung (Processing) eigene Verfahren zur Verfügung, um spezielle und individuelle Kundenanforderungen zu realisieren.

  • Langzeitformat als PDF/A absichern
  • Digitale Signatur für PDF Dokumente generieren
  • ZUGFeRD und XRechnung inkl. Begleitdokumente erzeugen
  • Kundendokumentation automatisch erstellen
  • Intelligente HTML E-Mails generieren

 
Neben den klassischen Output-Verfahren wie E-Mail oder Fax, sind besonders die Verteilverfahren von Nutzen, die den Prozess sicherer und nachvollziehbar machen. Dazu gehören Portallösungen, Kollaborationsplattformen oder Online-Speicher. Diese Lösungen können von Unternehmen selbst betrieben oder als Service (SaaS) angemietet werden. Mit der Output-Engine von SEAL Systems lassen sich diese modernen Verfahren effizient kombinieren.

  • Microsoft SharePoint
  • SAP Supply Network Collaboration (SNA)
  • Cryptshare Portal
  • und weitere Drittanbieter

 
Weitere Informationen zur Digitalen Verteilung finden Sie unter www.sealsystems.de/output-management/digitale-verteilung/.
 

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