Wir integrieren die Digitale Signatur in Ihre Geschäftsprozesse!

von  Torsten Pfeiffer

In diesem Blogbeitrag skizzieren wir für Sie einige Anwendungsfälle für die Digitale Signatur und wie wir sie in Ihre Geschäftsprozesse integrieren.

Weitere Informationen über Digitale Signaturen finden Sie hier.

 

Volle Beweiskraft für Verträge und Geschäftskommunikation

Nicht immer sind Geschäftspartner einer Meinung. Und nicht jede Meinungsverschiedenheit lässt sich bilateral auflösen. Umso wichtiger ist es, dass die Kontrahenten die gleiche Informationsbasis besitzen.

Die Digitale Signatur bewahrt nachhaltig die Authentizität geschäftsbegründender Dokumente. Zudem wird sie als juristisch gleichrangig mit der händischen Unterschrift gewertet. Sie schafft somit maximale Verbindlichkeit für alle Beteiligte und ist eine wesentliche Komponente für medienbruchfreie Geschäftsprozesse.

SEAL Systems integriert die Digitale Signatur in Ihre ERP-Geschäftsprozesse:

  • Beweissicherung in Einkaufs- und Beschaffungsprozessen (e-Invoicing, e-Procurement, Contract Management, Final signature/ Sign off)
  • Kundenverträge am Point of Sales (POI) abschließen (Mobile Devices)
  • Statusverwaltung in Projektsystemen
  • Elektronischer Rechtsverkehr
  • Schutzrechtanmeldung zum Beispiel beim Patentamt oder Normierungsorganisationen

 

Signieren in Zulassungsverfahren und Musterfreigaben

Die Einführung, Produktion und Ausfuhr innovativer High-Tech Luftfahrt- und Kraftwerkskomponenten, neuer Lebensmittelkreationen sowie generell Chemieerzeugnisse obliegen restriktiven Vorgaben durch den Gesetzgeber und Norm-gebende Organisationen. Hierbei müssen Unternehmen mit Behörden und akkreditierten Institutionen wie dem Luftfahrt-Bundesamt (LBA), Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL), Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) oder das Paul-Ehrlich-Institut in den kontrollierten Informationsaustausch treten.

Die Digitalen Signatur macht, insbesondere vor dem Aspekt der geltenden Rechtsprechung und den daraus resultierenden Ansprüchen, Zulassungsverfahren und Musterfreigaben sicher. Manipulationen werden zuverlässig erkannt. Somit wendet die Beweiskraft der Digitalen Signatur Prestigeverlust und wirtschaftliche Nachteile vom Unternehmen von Vornherein ab.

Entscheidungsdokumentation in Engineering-Prozessen

Nachvollziehbare Freigabeprozesse und eine gepflegte Datenbasis sind im Computer Aided Design (CAD), im Product Lifecycle Management (PLM) sowie für das Produkt Daten Management (PDM) unabdingbar. Versehentlich als freigegeben verstandene Daten können durchaus einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden nach sich ziehen. Umso besser, wenn neben der (IT)systemseitigen Protokollierung und üblicherweise definierten Freigabeworkflow, zusätzlich der formale Akt des Signierens greift. Gewollte und unbeabsichtigte Manipulation ist ausgeschlossen. Ein formaler Signaturprozess eignet sich unter anderem für das Transmittal-Management.

Die Digitale Signatur sichert zuverlässig die juristische Beweiskraft, der von einer natürlichen oder juristischen Person getroffenen Entscheidung.

Projektsteuerung und Freigabenverwaltung

Der Erfolg eines Projekts hängt neben der Professionalität der Projektbeteiligten wesentlich von der Aktualität sowie einer validen Informationsbasis ab. Und auch kaskadierende Informationsstrukturen und die kollaborative Zusammenarbeit selbst bieten Raum für Missverständnisse. Das minimale Ändern einer einzelnen Datei kann weitreichende Auswirkungen auf das Projekt selbst haben sowie auf eine zu treffende Richtungsentscheidung.

Mit der Digitalen Signatur behalten Sie getroffene Entscheidungen im Auge. Signieren Sie ein Dokumentstapel (Batch) bzw. Dateisammlungen (Technical Data Packages (TDP)/ Transmittals) in einem einzigen Signiervorgang. Getroffene Entscheidungen sind verbindlich und bleiben transparent.

Beweissicherung im elektronischen Postein- und Postausgang

Im Nachhinein zu wissen auf welcher Informationsgrundlage eine Entscheidung oder Vorgaben getroffen wurden, dafür gibt es viele Anwendungsfälle. Der häufig anzutreffende Medienmix aus elektronischer Antragstellung und nachgereichten Papierdokumenten macht es nicht einfach, den Überblick zu behalten. Die Digitale Signatur bewahrt Ihre Informationsgrundlage vor Manipulation oder versehentlicher Änderung. Und auf Wunsch integriert in die Langzeitarchivierung auf Basis des PDF/ A Formats. Im Ergebnis profitieren Versender und Empfänger gleichermaßen, von einem verlässlichen Informationsstand.

  • Beweiswerterhaltung im zuge der Beantragung von Finanzmitteln und Maßnahmen laut Sozialgesetzbuch II und III (SGB)
  • Nachweisführung im Rahmen der Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Durchführung von Bankgeschäften und Finanzdienstleistungen nach dem Kreditwesengesetz (KWG)
  • Vermeidung von Manipulation in der E-Mail Kommunikation und beim Dokumentenaustausch (Unternehmenssteuerung, Vorstandskommunikation)
  • Belegsicherung über die Einhaltung von Maßnahmen und Prozessen im Rahmen des unternehmenseigenen Compliance Managements
  • Juristischer Nachweiserhalt für Vertragsdokumente

 

Weitere Informationen über Digitale Signaturen finden Sie hier.

 

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