Digital unterschreiben im SAP – mit Signatur, Siegel und Zeitstempel

von  Torsten Pfeiffer

Der Wunsch von Unternehmen und Gesellschaft nach stärkerer Digitalisierung, um von deren Vorteilen zu profitieren, führt zu einer rasanten Zunahme an Einführungsprojekten im Kontext digitaler Unterschriftsverfahren. Mit digitalen Signaturen, Siegeln und Zeitstempeln sind entsprechende Schlüsseltechnologien verfügbar und die nationale wie europäisch Rechtsprechung würdigt diesen Status-quo entsprechend. Die im Unternehmen gelebten Geschäftsprozesse sowie bereits vorhandene IT-Systeme sind ein geeigneter Startpunkt, um medienbruchfreie Unterschriftsverfahren zu realisieren. SAP insgesamt und ERP-Prozesse im Besonderen bieten hierzu den idealen Ausgangspunkt. signature-300x239 Digital unterschreiben im SAP - mit Signatur, Siegel und Zeitstempel

 

Was kennzeichnet ein digitales Unterschriftsverfahren im SAP?

Führend ist das jeweilige SAP Modul (CS, FiCO, MM, PP usw.) mit seinen prozessbezogenen Transaktionen und die hierzu in unzähligen SAP-Tabellen administrierten Daten und Merkmale. Beispielsweise sind technische Arbeitsdokumente im SAP-Dokumentenverwaltungssystem (DVS) oder in über ArchiveLink angebundene Dokumenten Management Systemen oder Archiven gespeichert. Das Formular-Design erfolgt mittels SAP Bordmittel wie SapScript oder Add-ons wie Adobe Interactive Forms. Die Freigabe von Arbeitsvorgängen und Dokumenten erfolgt via SAP Workflow, im Microsoft SharePoint oder in Nintex Workflow. Ebenso relevant sind Funktionen des Output Managements, um ein digital unterschriebenes Dokument im Nachgang per E-Mail zu versenden. Dabei immer im Blick: der Fachanwender, der sich trotz aller Innovation in seiner gewohnten Arbeitsumgebung wiederfinden muss. Zur Realisierung eines digitalen Unterschriftsprozesses sollte also die Prämisse gelten, die vorhandenen (SAP-)Technologien nachhaltig zu nutzen.

 

Welche Geschäftsprozesse im SAP eignen sich für digitale Unterschriftsverfahren?

In klassischen ERP Prozessen (Einkauf & Beschaffung, Vertrieb) sowie im Engineering und in der Anlagenwartung bieten das Ausdrucken auf Papier sowie das händische Unterschreiben ein sofort erkanntes Optimierungspotenzial. Doch aus der Perspektive des Managements sind betriebswirtschaftliche und strategische Gesichtspunkte relevant: Wodurch werden Prozesskosten reduziert? Wie wird die Prozesslaufzeit verkürzt? Wie kann die digitale Unterschrift im gesamten Unternehmen Nutzen stiften? Nicht zuletzt können lokale Gesetzgebung und Behörden sowie normgebende Organisationen den Typ und die Art der zu verwendenden digitalen Unterschrift vorgeben. Immerhin – setzt ein Unternehmen bereits SAP ein, lässt sich auf den zugrunde liegenden Technologien und IT-Applikationen aufbauen. Aus technischer Sicht der ideale Ausgangspunkt für den Einstieg in die Welt der digitalen Unterschriftsverfahren. Es gilt also abzuwägen, wo ein digitales Unterschriftsverfahren seinen Nutzen in Gänze entfaltet, von Vorhandenem profitiert und juristisch anerkannt ist.

 

Welches Verfahren eignet sich besser zur Integration in SAP – Signatur, Siegel oder Zeitstempel?

Grundsätzlich und unabhängig vom gewählten Verfahren müssen Dokumente beschafft, digital unterzeichnet und anschließend wieder gespeichert werden. Anders als bei der Signatur ist bei Siegel und Zeitstempel nicht zwingend eine manuelle Interaktion (Klick auf Button) erforderlich, um den digitalen Unterschriftsprozess auszuführen. Bei Verwendung eines fortgeschrittenen Zertifikats (AeS) können Siegel und Zeitstempel sogar wiederkehrende Prozesse vollständig automatisiert ausführen. Beispiel: Wird nach der Belegprüfung durch das Rechnungswesen eine Faktura freigegeben, wird selbsttätig das Rechnungsdokument aufgerufen, mit einem digitalen Siegel unterzeichnet und anschließend per E-Mail an den im SAP hinterlegten Debitor gesendet. Tausendfach pro Tag und ohne manuelles Zutun.

Hingegen erfordert die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (QeS) immer eine vorgangsbezogene Authentifizierung des Freigebenden. Dazu notwendige Hard- und Software in Form eines Kartenlesegeräts (USB-Anschluss) samt Smartcard ist zu beschaffen und die technische Kommunikation zwischen den Einzelkomponenten herzustellen. Das gilt gleichermaßen für Signatur, Siegel und Zeitstempel.

Resümierend kann keine Eignung eines der genannten Verfahren im Besonderen festgestellt werden. Grundsätzliche Tätigkeiten, wie die Integration aller IT-Komponenten in den Gesamtprozess einschließlich dem Austausch von Transaktionsparametern und Dokumenten, fallen immer an. Insofern sollte der Blick auf den Gesamtnutzen des integrierten Geschäftsprozesses im Vordergrund stehen.

 

Was gilt es bei einem digitalen Signaturverfahren zu beachten?

Funktional ist das Signieren, Siegeln oder Zeitstempeln lediglich Teil eines unter Umständen sehr komplexen Gesamtprozesses, dessen Ausgestaltung die Einbindung verschiedenster Sub-Prozesse erfordert. Ein zusätzlicher Sub-Prozess kann sich beispielsweise aus folgenden Fragen ableiten:

  • Liegt das digital zu unterzeichnende Dokument bzw. Formular bereits im Zielformat vor?
  • Wie sollen Signatur, Siegel oder Zeitstempel visualisiert werden?
  • Wie erfolgt die elektronische Weiterleitung zum nächsten Unterzeichner?
  • Ist parallel zum vollständig digitalen Unterschriftsprozess dennoch eine Druckoption erforderlich?

Dort wo SAP keine Lösung anbietet, kann eine variable Lösung von SEAL Systems die spezifische Aufgabe übernehmen. Im Zusammenwirken mit einem Signaturprodukt, das generell alle Signaturarten und -typen unterstützt, können digitale Unterschriftsprozesse grundsätzlich in jeden Geschäftsprozess integriert werden, wo sie Papier und Tinte ersetzen und die Prozesslaufzeit verkürzen.

Unter Umständen ist noch eine strategische Entscheidung zu treffen, die Auswirkung auf bisherige Arbeits- und IT-Prozesse hat. So empfehlen wir von SEAL Systems die generelle Verwendung des genormten PDF-Formats. Somit ist sichergestellt, dass digital unterzeichnete Dokumente bzw. Formulare langfristig lesbar bleiben. Dieser Faktor hat in Zeiten ständiger, automatischer Updates in Office Software und IT-Applikationen deutlich an Bedeutung gewonnen.

 

Sie möchten Ihrem digitalen Unterschriftsverfahren ein erstes Bild geben? Dieser Fragebogen unterstützt Sie dabei:

 

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