Best Practice: SAP-Cryptshare-Anbindung

Für einen Kunden in der Medizintechnik haben wir eine Anbindung von SAP und Cryptshare realisiert. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, was genau wir umgesetzt haben und von welchen Vorteilen der Kunde mit der Lösung profitiert.

Ausgangslage

Der Kunde setzt den SAP-Bestellprozess ein und  wollte nun Bestellungen inklusive Zusatz­dokumente (wie zum Beispiel Zeichnungen) an seine Lieferanten versenden. Eine Lösung für diese Anforderung bietet SEAL Systems bereits seit Jahren an. Lesen Sie mehr dazu auf unserer Seite Einkaufsprozesse.

Allerdings wollte der Kunde seine Zusatzdokumente nicht per ungesicherter E-Mail übertragen, sondern über eine gesicherte Kommunikation austauschen. Da das Unternehmen bereits für andere Prozesse Cryptshare als Kollaborationsplattform für den sicheren Dateitransfer einsetzt, war die Anforderung, eine Anbindung zwischen den SEAL Systems-Prozessen und Cryptshare zu erstellen.

Wie wurde die Lösung realisiert?

Im SAP kamen die Standardverfahren von SEAL Systems zur Dokumentenermittlung zum Einsatz. Das Ergebnis dieser Dokumentenermittlung ist ein Ausgabeauftrag, in dem die Bestellung und die Zusatzdokumente zusammengefasst werden.

Ausgabeauftrag mit Zusatzdokumenten im Document Distribution Director

Für die Realisierung der Cryptshare-Schnittstelle wurde der SEAL Systems Standard-Prozess wie folgt erweitert:

1. Cryptshare-Ablage ja/nein
   Um zu entscheiden, wo der Auftrag abgelegt wird, wurde ein neuer Parameter eingefügt. Ist der Parameter gesetzt, wird der Auftrag auf Cryptshare abgelegt andernfalls wird er per E-Mail ausgeliefert.
2. Erstellung eines einmaligen Kennworts für Cryptshare
   Für jeden Auftrag, der auf Cryptshare abgelegt wird, wird ein sicheres Kennwort erstellt.
3. Versendung einer E-Mail mit der Bestellung und dem Cryptshare-Kennwort
   Alle Dokumente, die dem Lieferanten nicht über Cryptshare zur Verfügung gestellt werden sollen, werden als E-Mail-Anhang an den Lieferanten versendet. Zusätzlich wird dieser E-Mail das Kennwort für den Zugriff auf Cryptshare beigefügt.
4. Ablage der Dokumente auf Cryptshare
   Alle Dokumente, die für die Ablage auf Cryptshare markiert wurden, werden auf den Cryptshare-Server geladen. Für den Zugriff wird das erstellte Kennwort (Punkt 2) festgelegt.
5. Cryptshare-Mail an den Lieferanten
   Sobald der Upload abgeschlossen ist, versendet  Cryptshare eine zweite E-Mail an den Lieferanten mit einem Link auf die Dateien im Cryptshare. Auf diese Dateien kann der Lieferant mit dem erhaltenen Kennwort zugreifen und diese herunterladen.

Die Vorteile der Cryptshare-Anbindung von SEAL Systems:

• Schutz vertraulicher Informationen
• Für jeden nutzbar
• Gesetzliche Bestimmungen werden eingehalten
• Dateien beliebiger Größe sicher senden
• Hohe Benutzerakzeptanz durch einfache Bedienung

Die SAP-Cryptshare-Anbindung ist selbstverständlich nicht auf den hier beschriebenen Bestellprozess begrenzt, sondern kann auch mit beliebigen anderen SAP-Prozessen, wie zum Beispiel Instandhaltung, Service oder ähnliche, verwendet werden.

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