Speicherung von Patientenunterlagen gemäß PDF/A-ISO-Norm

In diesem Blogbeitrag lesen Sie, wie bei CHUV, einem schweizer Universitätskrankenhaus, eine Anwendung installiert wurde, mit der alle Dokumentenworkflows, die in das krankenhauseigene Archiv hereinkommen, automatisch konvertiert werden.

Über CHUV

CHUV, ein europäisches Klinikzentrum, ist eines von fünf Universitätskrankenhäusern in der Schweiz. Das Zentrum bietet medizinische Versorgung in allen Bereichen und ist in vielen Disziplinen führend. Darüber hinaus bildet das Universitätskrankenhaus angehende Ärzte aus und führt mittels fi nanzieller Unterstützung aus dem In- und Ausland Spitzenforschung im Bereich Chirurgie durch. Mehr als 8000 Mitarbeiter aus 92 Nationen arbeiten in dem Krankenhaus, das jedes Jahr über 41.000 Patienten stationär behandelt.

Hintergrund/ Anforderungen / Projektziele

Das CHUV benötigte eine Anwendung, durch die alle Dokumentenworkflows, die in das Archivierungssystem hereinkommen, automatisch konvertiert werden. Im Archiv des CHUV werden Dateien in unterschiedlichen Formaten wie doc(x), html, rtf und PDF in TIFF G4 verarbeitet. Diese Lösung erfüllte die folgenden Anforderungen:

• Berücksichtigung eines neuen Workflows für gescannte Dokumente im TIFF-Format.
• Erkennung der hereinkommenden Formate, so dass diese dem herausgehenden Format entsprechen (egtif->tif)), um unnötige Konvertierungen zu vermeiden.
• Zusätzlich zum Konvertierungsworkflow werden die Informationen für die Bilder in einem Archivierungstool eines Drittanbieters indiziert.
• Möglichkeit, einfach auf PDF/A-Konvertierungen zu wechseln, nach einer ersten Abbildung des bestehenden Prozesses (Konvertierung auf TIFF G4).

Die neue Lösung verbessert auch die Stabilität der Konvertierungsplattform und kann dabei ein größeres Volumen an zu konvertierenden Dateien verarbeiten, nämlich rund 4000 pro Tag. Herr Pascal Duvoisin von der CHUV Information Systems Management-Abteilung stellte fest, dass „Das Potential der SEAL-Systemlösung bestätigt hat, dass unsere Ziele erreichbar sind.
Uns gefällt besonders, dass die Produkte auf unsere Bedürfnisse anpassbar sind sowie die schnelle und flexible Reaktion des Supports, den SEAL Systems während der Einführungsphase der Lösung geboten hat.“

Die Lösung von SEAL Systems: DPF

SEAL Systems hat seine DPF-Technologie (Digital Process Factory®) dazu eingesetzt, die Anforderung an die Konvertierung großer Volumen zu erfüllen und diese dabei gleichzeitig in die Dokumentenworkflows des CHUV integriert. Diese Technologie, die auch schon in einem ähnlichen Kontext bei FHVI Lausanne erfolgreich zum Einsatz gekommen ist, hat problemlos ihren Platz beim CHUV gefunden. Die Digital Process Factory®-Technologie ist eine Entwicklungsumgebung, die es Anwendern erlaubt, eine Reihe von Behandlungen auf Daten, Dateien und Dokumenten
aufzubauen, zu entwickeln und durchzuführen.

Diese Technologie ist ideal für Konvertierungsprozesse und zur Nachbearbeitung. Arbeitseinheiten sind miteinander verkettet, um einen Workflow zu bilden, der dem gewünschten Ergebnis entspricht. Verwaltungs- und Überwachungstools ermöglichen sichere und transparente Umsetzung, Anpassung und Betrieb. Um Weiterentwicklungen bei den Dokumentenworkflows gerecht zu werden, ist eine einfache Anpassung der Verarbeitungskette möglich.

SEAL Systems und PDF/A

Seit Veröffentlichung des PDF/A-Standards, ist SEAL Systems sowohl an der Förderung der Norm 19005-1 beteiligt als auch an der Entwicklung einer umfassenden Lösungspalette, um so den Anforderungen der Langzeitarchivierung gerecht zu werden. Als Mitglied des PDF/A- Kompetenzzentrums hat SEAL Systems eine Reihe von Lösungen für PDF/A entwickelt, um aus allen Dateiarten (MS Oce, Graphiken, CAD) Dateien erzeugen zu können, die der Norm entsprechen.

PDF/A

Die Norm ISO 19005 ( PDF/A) definiert die Anforderungen an die Erstellung von zur Archivierung geeigneten Doku menten auf Basis des weit verbrei teten PDF-Formats. Die Norm legt detailliert fest, welche Arten von Inhalt erlaubt sind und welche nicht. Durch diese Spezifikationen soll die Lesbarkeit der Datei über eine lange Zeit sichergestellt werden, unabhängig von der Anwendungssoftware und dem Betriebssystem, auf dem sie erstellt wurde. Experten sagen voraus, dass die Festlegung auf PDF/A als ISO-Norm die Verbreitung des Formats fördern wird, genauso wie die Vorteile der Textsuchfunktion zu einem schnelleren Ersatz von TIFF führen wird.

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