PDF/A Prüfung für SAP DVS

Die PDF Longlife Suite prüft und korrigiert PDF Dateien entlang des PDF/A-Standards. Es besteht aus Komponenten für die Überprüfung, die Korrektur, einer Integration in das SAP DVS und einem Modul für die Bestandsdatenprüfung

Eine gesicherte Qualität von Dokumentendaten für die Langzeitarchivierung schafft Sicherheit und stellt eine störungsfreie Handhabung dieser Dateien bei Druck und Anzeige her.

PDF Checker

Mit dem PDF Checker von SEAL Systems können PDF Dateien auf Konformität mit einem vorgebbaren Regelwerk geprüft werden.

Das mitgelieferte Regelwerk orientiert sich an der PDF/A-Norm. Einzelne Kriterien dieser Norm können für die Prüfung zu- bzw. abgeschaltet werden, so dass auch nur Teil­aspekte der PDF/A-Norm berücksichtigt werden. Weitere Prüfungen auf Merkmale, die sogar über die PDF/A-Norm hinausgehen, sind vorhanden. So können auch strengere Kriterien angelegt werden.

Alle geprüften Kriterien können einzeln bewertet werden:

·        Ignorieren

·        Warnen

·        Fehler

·        Abbruch nach erstem Fehler.

Das Ergebnis der Prüfung ist eine XML-Datei, welche alle gefundenen Abweichungen in Klar­text anzeigt. Diese Ausgabe kann wahlweise in deutscher, englischer oder französischer Sprache erfolgen. Alle vorkonfigurierten Fehlertexte sind vom Administrator selbst anpassbar.

Eine einfache Benutzeroberfläche wird mitgeliefert, um Prüfläufe für Einzeldateien interaktiv anzustoßen.

PDF Adjust

Mit dem Programm PDF Adjust von SEAL Systems können verschiedene Merkmale und Eigenschaften von PDF Dateien an die Forderungen der ISO-Norm 19005-1 (PDF/A - PDF für Archivierung) an­gepasst werden.

Folgende Merkmale und Eigenschaften können an die ISO-Norm PDF/A angepasst werden, wenn diese nicht erfüllt sind:

  • referenzierte Fonts nachträglich einbetten
  • nicht erlaubte Aktionen deaktivieren
  • nicht erlaubte Annotationstypen deaktivieren
  • Eigenschaften von eingebetteten Bildern ändern
  • Metadaten in XML setzen
  • Dokument - ID setzen 

SAP DVS Integration

Diese Komponente ermöglicht die Prüfung und ggf. Korrektur von PDF Dateien für zwei Ver­fahren:

  • Neue Dokumente: Überprüfung beim CheckIn
  • Bestandsdaten: Check der bereits gespeicherten Dokumente (nur KPro),

Verfahren Überprüfung bei CheckIn

Die Überprüfung wird über ein Userexits (BADI) des SAP CheckIn gesteuert und ausgelöst. Für definierbare Verfahren kann die Überprüfung aktiviert bzw. deaktiviert werden. Damit können Mehrfachprüfungen oder Checks von Daten aus sicherer Quelle vermieden werden.

Mit dieser Methode werden alle PDF Dateien überprüft, die über folgende Methoden in das SAP eingecheckt werden:

  • CV0N1, CV02N
  • EasyDMS
  • Konvertierungen für sofortige PDF/A Erzeugung
  • DVS-Lader von SEAL Systems
  • Verfahren von Drittanbietern, die den SAP Standard Funktionsbaustein für CheckIn ver­wenden

Der Prozess liefert je nach Konfiguration und je nach Abweichung der Datei vom wählbaren PDF/A-Standard

·        eine angepasste PDF – Datei

·        einen Fehlercode

·        eine ausführliche Fehlermeldungsdatei im XML Format

Die korrigierte Datei wird anstelle der originalen PDF Datei dem jeweili­gen DIS zugeordnet. Die Originaldatei kann optional als Zusatzdatei abgelegt werden. Alle Prüfvorgänge können im SAP Application Log protokolliert werden. Zusätzlich kann das Prüfprotokoll als Zusatzdatei abgelegt werden.

Bestandsdatenprüfung

Mit DVS Extended Search & Action ist es möglich, einmalige oder zyklische Arbeiten an DVS-Dokumenten zu definieren, anzustoßen und zu überwachen. Die Standardsuchfunktion CV04 für Dokumente wurde erheblich erweitert. Die damit identifizierten Dokumente können einer einstellbaren Aktion zugeführt werden. Die PDF/A-Prüfung wird als PDF/àPDF/A-Konvertie­rung eingerichtet und aufgerufen. Andere Aktionen, also auch kundeneigene, können einfach hinzugefügt werden.

Für die Aktionen im Batchbetrieb kann neben einer Startzeit auch eine Endzeit eingegeben werden. So wird ggf. der Tagesbetrieb nicht durch Hintergrundaktionen behindert. Die Proto­kollierung der Aktionen erfolgt über eine Tabelle.

Technologie

Die Prozesse PDF Checker und PDF Adjust sind in der DPF Technologie von SEAL Systems implementiert

Lieferumfang

  • Batchfähige PDF Checker - Software
  • Sprachabhängige Fehlermeldungsdateien
  • Exemplarische Regelwerke für Prüfkriterien
  • Adobe PDF Bibliothek als Laufzeitversion
  • DPF - Laufzeitumgebung
  • Dokumentation
  • SAP Integrationsbausteine für den CheckIn / Erweiterung für SAP-Konvertierungs­server
  • DVS-XSA (eXtended Search and Action) für Bestandsdatenprüfung
  • Interaktive Oberfläche (nur Windows) für Einzelprüfungen am Arbeitsplatz

Sprachunterstützung

Deutsch, English, Französich

Systemvoraussetzungen

Serverbetriebssysteme Microsoft Windows, Linux – SuSe/Red Hat.