Ab sofort ist das Documentation Production Center (DPC), eine Partnerlösung der SCHEMA GmbH und der SEAL Systems AG, verfügbar. Damit können Unternehmen künftig sämtliche Prozesse der Erstellung und Verteilung von Produktinformationen standardmäßig in die kaufmännischen Geschäftsabläufe integrieren. Das ERP-System, beispielsweise SAP R/3, initiiert und kontrolliert als übergeordnete Steuereinheit den Dokumentationsprozess. Mit Schema ST4, dem XML-basierten Redaktions- und Content-Managementsystem, werden die Produktinformationen erstellt und gepflegt. Für die Datenaufbereitung und Verteilung der technischen Informationen kommt die Direct Publishing Lösung von SEAL Systems zum Einsatz.
Statt dezentraler Informationspools werden alle Dokumente zentral und strukturiert abgelegt und verwaltet. Produktstrukturen im SAP lassen sich einfach in Dokumentationsstrukturen überführen. Damit können automatisiert und mit geringem Aufwand selbst komplexe Dokumentationen produziert werden. Kosten und Liefertermine werden so auch für Beschreibungen, Handbücher und Dokumentationen transparent.
Integration des Dokumentationsprozesses in die kaufmännischen Geschäftsabläufe
Technische Dokumentationen und Produktinformationen sind unverzichtbarer Bestandteil von Maschinen, Anlagen oder Geräten. In der Regel werden sie losgelöst von der Auftragsabwicklung in eigenen Redaktions- und Content Management Systemen, wie SCHEMA ST4, erstellt, verwaltet und produziert. Diese getrennte Verarbeitung der technischen Produktinformationen ist aufgrund der spezifischen Anforderungen an Redaktionssysteme zur Verarbeitung semi-strukturierter Daten technisch auch sinnvoll und effizient. Was bisher jedoch noch fehlte, war die standardmäßige Integration des Dokumentationsprozesses in die kaufmännischen Geschäftsabläufe. Diese Lücke wird nun durch das Documentation Production Center geschlossen. In der Partnerlösung von SCHEMA und SEAL Systems ist das ERP-System das steuernde System, aus dem heraus der Auftrag für die Erstellung der Technischen Dokumentation erfolgt. Die Direct Publishing Lösung von SEAL Systems sammelt die benötigten Metadaten und PDF-Dokumente aus dem ERP-System ab und stellt fest, welche Informationen fehlen. Diese werden dann automatisch bei SCHEMA ST4 angefragt. Somit erhält die Technische Redaktion unmittelbar über das System die Information, welche Teildokumentationen für diesen Auftrag noch erstellt werden müssen.
Da das Redaktions- und Content Management System SCHEMA ST4 bidirektional mit dem ERP-System kommuniziert, ändern sich Objekte in SCHEMA ST4 automatisch, wenn das korrespondierende Objekt in SAP geändert wird und umgekehrt. Darüber hinaus kann der Projektverantwortliche jederzeit auch über das SAP-System den Projektstatus der Dokumentation abrufen und verfolgen.
Transparentere Prozesse und Kosten
Die Kosten für Produktinformationen sind der Geschäftsführung von Unternehmen meist nicht bekannt. Der Erstellungsprozess findet fragmentiert in unterschiedlichen Abteilungen statt und erscheint damit verteilt auf unterschiedlichen Kostenstellen.
Durch die Integration der Produktinformationen in die kaufmännischen Abläufe werden diese Prozesse transparenter und können auch kosteneffizienter gesteuert werden. Zudem leistet die Integration einen wichtigen Beitrag zur weiteren Harmonisierung der Systeme innerhalb des Unternehmens.
Effiziente Erstellung und Pflege der Produktdaten mit SCHEMA ST4
SCHEMA ST4 ist ein XML-basiertes Redaktions- und Content Management System, mit dem sehr umfangreiche Informations- und Dokumentationsprojekte realisiert werden können. Texte und Bilder werden in SCHEMA ST4 in medienneutralen, abgeschlossenen Bausteinen verwaltet und können so problemlos in verschiedenen Anwendungen wiederverwendet werden. Der Anwender erstellt und ändert die Produktinformationen mit seinem üblichen Text-Editor (in der Regel Microsoft Word oder Adobe FrameMaker). Per Drag & Drop oder auch (teil-) automatisiert z.B. über Stücklisten können diese für neue Dokumentationsprojekte beliebig zusammengestellt werden. In der Strukturansicht werden die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Informationsbausteinen angezeigt.
SCHEMA ST4 ist in drei Varianten verfügbar: Während SCHEMA ST4 als frei konfigurierbares Redaktions- und Content Management System für große Informations- und Dokumentationsprojekte eingesetzt wird, ist der ST4 DocuManager eine vorkonfigurierte Out-of-the-box-Lösung und die ST4 Basic Line die Low-Budget-Variante für kleine Redaktionen.
Automatische Erstellung von Dokumentationen, Handbüchern und Katalogen mit der Direct Publishing-Lösung von SEAL Systems
Die Beauftragung des Publishingprozesses erfolgt direkt im führenden PDM/PLM- oder DMS-System. Anhand einstellbarer Filterkriterien werden alle dokumentationsrelevanten Informationen abgesammelt und an den Direct Publishing-Server übergeben. Der Direct Publishing-Server übernimmt die Aufbereitung der Daten und Dokumente zu einer Gesamtdokumentation. Dieser Vorgang umfasst unter anderem das CheckOut der Dokumente aus dem Ablagesystem, das Retrieval notwendiger Metadaten für den Publishing-Prozess, die Konvertierung der Dokumente/ Daten in ein einheitliches Zielformat, und den Zusammenbau der Einzeldokumente zu einer Gesamtdokumentation.
Nach Fertigstellung der Gesamtstruktur auf dem Direct Publishing-Server wird das gewünschte Ausgabeformat erzeugt. Für die Papier-Ausgabe werden Papierstapel automatisch in der entsprechenden Ordnergröße erzeugt. Darüber hinaus kann auch ein fertig verlinktes PDF-Dokument mit Inhaltsverzeichnis und Navigationsstruktur erstellt werden. Auch die Aufbereitung für das Web und damit die Erstellung von Navigationsstrukturen ist mit der Direct Publishing-Lösung von SEAL Systems möglich.
