Applikationskonverter von SEAL Systems sind ein fester Bestandteil von Freigabeprozessen unserer Kunden. Erreicht ein Dokument einen gewissen Status oder Wichtigkeit, oder soll es für den allgemeineren Gebrauch im Unternehmen in eine handlichere Form gebracht werden, so wird es in TIFF oder in heutiger Zeit eher in PDF/A konvertiert. Die Konvertierung erfolgt automatisch im Hintergrund ohne zusätzlichen Aufwand und Eingriff durch einen Anwender.
Für Standardanwendungen stehen die Konverter im DPF4Convert-Workflow zur Verfügung.
Diese umfangreiche Suite von Konvertierungsverfahren wurde jetzt um die Langzeitkonvertierung von eMail-Ordnern erweitert. Projektbezogene Ordner können komplett und strukturiert in PDF/A konvertiert und archiviert werden.
Dateiformate
PST-Files: beinhalten alle Informationen, die ein Outlook-Client verwaltet (also nicht nur Mails, sondern auch Termine, Kontakte, Aufgaben).
MSG-File: beinhaltet eine Mail von Outlook, ein solches File entsteht nur, wenn eine Mail separat abgespeichert wird.
EML-File: eine Mail von Outlook-Express.
Die Lösung
Bei der PST-Konvertierung gibt es nun zwei Herausforderungen.
Zunächst können in einem PST-File, wie schon gesagt, alle Outlook-Objekte vorhanden sein. Es gilt die Mails herauszufiltern.
Weiterhin können Mails wieder weitere Dateianhänge enthalten. Typische Dateiformate, die uns ebenfalls hinlänglich bekannt sind, müssen dann ebenfalls konvertiert werden: Bilder (TIFF, JPEG, PNG, GIF, BMP, …) und Office (Word, Excel, PowerPoint). Es können aber auch weitere Datei-Container als Mailanhänge auftreten: ZIP oder erneute Outlook-Mails. Das PST-File enthält keine lineare Liste an Objekten, sondern eine baumartige Struktur, an dessen Endpunkt jeweils eine Datei hängt.
Das PST-File wird zunächst in einzelne Mails zerlegt. Es ergeben sich MSG-Files. Diesen MSG-Files werden die Attachments abgehängt und diese einer gesonderten Konvertierung zugeführt. Dabei kann es zu einer rekursiven Behandlung von MSG-Files kommen, wenn als Attachments wieder Mails erscheinen.
Die eigentlichen MSG-Files werden nach PDF/A konvertiert.
Alle konvertierbaren Dateien haben anschließend das einheitliche Format PDF/A. Sie können für die weitere Verwaltung im DMS- oder Archivsystem des Kunden nun als Einzeldateien oder als Gesamt-PDF/A-Datei zur Verfügung gestellt werden.
Die Strukturinformationen, die aus der Verschachtelung der Mailanhänge gewonnen wurden sowie aus den Headerdaten der Mails, können als XML-Datei oder auch als Bookmarks innerhalb der PDF/A-Datei zur Verfügung gestellt werden. Erstere Vorgehensweise bietet sich an, wenn die XML-Datei mit den Strukturinformationen gleichzeitig die Einzeldateien zusammenhalten soll (Ausgabe als Einzeldateien, XML-Datei referenziert die jeweiligen Einzeldateien).
Die Vorgehensweise mit Bookmarks empfiehlt sich, wenn eine große Gesamtdatei mit interner Navigationsmöglichkeit erzeugt werden soll. Dann haben die Bookmarks auch Links auf die entsprechenden Dateianfänge.
Mit diesem eMail-Connector steht ein universell konfigurierbarer Treiber für PLOSSYS netdome und gXconvert zur Verfügung. Damit wird dieser Verteilweg so einfach wie Drucken. Und steht für alle Quellen zur Verfügung: Office und CAD, PDM, PLM, DMS und SAP. MultiSource-Input und MultiChannel-Output mit SEAL Systems.