Les serveurs de conversion SEAL Systems sont massivement utilisés dans des processus de validation de documents. Lorsqu'un document est validé ou archivé, il est inécessaire de le convertir dans un format d'archivage long terme, tel que le format PDF/A ou le format TIFF. La conversion doit s'effectuer en arrière plan, sans procéder à une action manuelle d'un utilisateur.
La solution DPF4Convert dispose d'un ensemble de worklflows permettant de convertir de nombreux fichiers dans un format neutre normé.
DPF4Convert vient d'être enrichie par une nouvelle méthode permettant de convertir un ensemble de dossiers d'e-mails dans un format neutre. Les répertoires liés aux projets peuvent à présent être convertis dans un format PDF/A. La structure des dossiers peut également être récupérée pour être exploitée dans une solution d'archivage de documents.
Formats de fichiers
Fichiers PST : Contient un ensemble d'informations exploitées par un client Outlook (e-mails, dates, contacts, tâches).
Fichiers MSG : Fichiers générés par Outlook.
Fichiers EML : Fichiers générés par Outlook Express.
Solution
Il existe deux méthodes pour convertir des fichiers PST.
Un fichier PST peut contenir un ensemble d'objets Outlook. La première tâche est de filtrer le contenu de ces e-mails.
Les e-mails peuvent en effet contenir des pièces jointes. Le format de ces fichiers peut être un format graphique (TIFF, JPEG, PNG, GIF, BMP, …) ou également un fichier MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Un e-mail peut également contenir d'autres types de contenus en pièces jointes : Fichiers ZIP, mais aussi des emails Outlook. Un fichier PST ne contient pas de liste linéaire d'objets, mais une arborescence de répertoires, contenant des fichiers d'emails et de pièces jointes.
Il est donc nécessaire d'éclater le contenu d'un fichier PST en autant d'emails référencés dans le fichier. Ces fichiers sont au format MSG. Les pièces jointes sont alors extraites des fichiers MSG, puis converties dans un format PDF/A. Cette méthode permet également de gérer la récursivité des pièces jointes d'emails contenues dans un fichier MSG.
Le contenu des fichiers MSG est ensuite converti en PDF/A.
Tous les fichiers convertis peuvent l'être dans le format normé PDF/A. Ils peuvent ensuite être archivés dans un système d'archivage de documents. Ils sont disponibles en tant que fichiers unitaires ou en tant que fichiers concaténés.
La structure des en-têtes d'emails et des pièces jointes peut être exportée dans des fichiers xml ou gérée en tant que signets dans les fichiers au format PDF/A.
La première approche avec export d'informations de structure dans un fichier xml est appropriée pour la création de fichiers unitaires (chaque e-mail constitue un fichier unique, accompagné de son fichier xml correspondant).
L'approche des signets est recommandée dans le cas d'une concaténation d'emails dans un fichier unique, afin de recréer la structure du fichier PST. Les signets sont générés à partir des en-têtes d'e-mails.
Avec le connecteur e-mail pour les solutions de gestion des impressions PLOSSYS netdome ou gXnetplot, il est également possible d'optimiser l'impression ou la diffusion en masse d'e-mails. Le connecteur de conversion peut également convertir des fichiers MS Office, CAO, PDF, PLM, DMS, et des formulaires SAP.